首先是針對項目的要求定義相關的角色，并根據角色規定其任務與職責，賦予相應的數據操作權限；其次將有關人員進行分組；然后，建立用戶/用戶組與角色之間的直接聯系。
在項目執行前，要根據任務的性質，承擔任務的部門等，對項目進行任務分解，把任務分成不同的層次，如子項目、子任務等。項目管理模塊能夠建立項目任務之間的樹狀層次關聯及其之間的約束關系。例如只有當所有的子任務都完成了，它們的父任務才能完成等。
項目分解完成后，這樣整個項目的執行過程可以劃分成若干各階段，每個階段都要完成一定的工作任務，并達到一定的目標。項目任務的各個階段都有兩種狀態：工作狀態和歸檔狀態。工作狀態是指某工作階段的工作任務還沒有完成。歸檔狀態是指當工作完成后項目階段的狀態由工作狀態變為歸檔狀態，并把這個階段所產生和處理的產品數據進行歸檔。應該注意的是，在劃分項目的各個階段時，要設定每個階段結束所必須達到的標準，用以明確項目所處的階段和控制項目在產品生命周期中狀態的轉變。
項目的任務是通過工作流程來完成的。項目的每個階段對應于流程中的節點。每個節點的任務也是通過工作流程來完成的。項目負責人通過定義流程，把經過分解的項目任務分配到流程中的各個節點，把項目用戶組成員分派到每個節點，從而把項目任務具體落實到每個項目用戶組成員。
