前面已經介紹了提高效率和控制風險對于成本控制的重要性， 而在本文開始的時候我也講到了“對內的項目規劃”跟“對外的項目規劃”完全是天上地上的區別，相信到這里，大家應該也能感悟到了吧。
成本控制是 “對內的項目規劃”的極其重要的一環，所以本文介紹的項目規劃管理主要還是以實現有效的成本控制為目的，至于“賣得好”，這個環節可能更重要，但是要靠一篇文章來教會，起碼我還沒有這個本領，而且我本身不是搞銷售的，所以還是講講自己熟悉的環節。
接下來，開始按照我們公司的經驗來開始談談怎么進行有效的項目規劃管理，當然也會提到怎么真正去提高效率與控制風險。
在我們公司，對于項目規劃管理，跟很多公司一樣，一開始也要進行初步計劃，確定一下這個項目要實現的各個大小目標，預計時間、資源和成本，并為可能發生的風險做預估。不過稍微有點跟其他公司不一樣的是，我們是用一個工具（TechExcel的項目規劃管理工具DevPlan）來管理項目規劃的整個過程的，所以我們一般沒有項目規劃書之類的文檔，而是直接打開工具可以看到這個規劃。（見下圖）
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為什么在實際工作中做調整難呢？答案其實也很簡單，變數太多！再好的規劃也無法預測到以后會發生的事情，哪天突然停電了，哪天地震了，哪天員工生病了，你能想得到啊？！既然無法想象得到，我們得在發生時隨時做調整，調整資源，調整時間，甚至增減項目。
當然，地震也未必有的，所以大家也放寬心，員工請個假也正常，其他人幫忙頂頂，或者到時加個班，這些都是可以解決的，重要很難解決的是什么知道嗎？是我們怎么來判斷一個事情對項目的影響程度，也是我怎么來知道現在要不要加人減人，要不要延期，要不要加錢，如果不需要，那什么時候應該做這些事情。
很多時候，我們都是在項目快要完成的時候才意識到這種問題，不過那個時候已經來不及了，延期是必定了，甚至客戶不想買了，損失可能很大了。 所以我們需要提前意識到這類問題，從而提前解決掉。這個是我們當初決定用TechExcel DevPlan的一個重要的原因！（大家有沒有聽說過蝴蝶效應這個理論，一只蝴蝶在西半球震動了一下翅膀，可能導致東半球刮臺風，為什么呢，蝴蝶震動了一下翅膀，會導致周圍空氣發生變化，這塊空氣的變化可能會影響旁邊地方的空氣變化，這樣一塊接一塊地發生連鎖影響，后導致了臺風的生成。 由此可見，如果一個員工某遲到了或者請假了，都可能導致嚴重的事情發生，如果能夠預見到可能發生的結果，那是多么有意義！）
其實這個問題也是很多公司都有的問題，即使你的設計再精彩，開發再出色，測試再專業，只要中間出了些問題，且沒有來得及解決好，那什么都沒用！ 那這個問題能不能解決呢，怎么解決呢？當然，答案還是很清楚，肯定是YES，不過有些網友還是想知道細節，所以還是來稍微說明一下吧：
一般出問題的時候，我們可以來分析一下原因是什么，客戶臨時決定要加幾個功能，領導拍板說要做，設計以為很簡單，開發也很快做好，測試發現了很多這個功能影響很大，發現了很多問題，所以導致開發需要花很大精力去修Bug，后其他功能也沒完成好，再后，時間到了，產品沒出來。
是誰的問題呢？都有問題是吧，客戶你不該加這幾個功能，呵呵（哼，不做不給錢）；老板呢，你老是這樣拍板（客戶要的，我得給）；設計人員總是說很簡單，不會有影響（的確好像挺簡單的啊）；開發總是考慮得太少相關功能（也不是我沒考慮全，時間這點，我還得做其他活了）；測試人員總是愛找Bug（我愛Bug，我愛Bug）。。。。。。，呵呵，其實誰都沒有問題，那問題在哪里呢？
問題在于，我還需要多點時間，或者多點人力。可是誰也沒提，如果當初客戶要加功能的時候，老板可以爭取多點時間，如果開發接到活的時候，多要點時間或者人手，如果測試拿到Build以后，根據Bug情況也要求一些額外資源，想必這個項目起碼能稍微好一點，即使后還是延期了，起碼是在大家已經早預料到的情況下了。
我們以前也經常碰到這種事情，在用了DevPlan系統以后，這種事情已經大大減少了，因為在DevPlan中，很多可能會影響到人力，時間和成本的因素，都會有自動預警機制，使得你可以早做調整，去增加人力或者增加時間，相應的，這個項目規劃圖會實時進行更新，領導們也能隨時看到這種情況，而且通過關鍵路徑或者基線（Baseline）的比對，管理層可以很清楚得知道這個項目會不會延期，會不會超支等。
也許有人還不太明白DevPlan如何實現預警功能的，這個我之前也不明白，后來問了TechExcel的何工后才稍微了解了一下，原來由于DevPlan可以與軟件開發的其他環節的管理軟件（TechExcel DevSuite解決方案的其他幾個產品，我們公司也買了）無縫集成，共享信息，而那些產品，比如需求管理工具（DevSpec），開發管理工具（DevTrack），測試管理（DevTest），報工管理工具（DevTime），文檔管理工具（KnowledgeWise），都是管理著直接的產品開發工作，也意味著能獲得精確的工作數據，比如這個功能預計要做多少時間，實際用了多少時間；按照當前的工作效率，剩下的功能還需要多少時間完成；加了這個功能，可能會影響多少的時間；測試近幾周發現嚴重Bug的趨勢如何；之前的成本投入情況怎樣，按照現在趨勢，未來一段時間的成本會有多少。。。。。。所有這些數據都是非常精確的數據（甚至可以精確到個人在項目開始以來花了公司多少成本，做了多少功能，修了多少Bug，工作效率是否一直很好還是有所下降），然后這些數據可以在DevPlan被調用到，DevPlan再根據這些數據通過一定的算法會得出項目調整的預警，比如知道了測試近提交Bug的數量趨勢，會決定是否安排更多開發去修或者是延長時間；知道了這個新功能加入后預計完成所需時間，可以提醒老板是否跟客戶說一下延長一下交貨時間；知道了這個員工同時在做幾個功能，工作量已經超負荷了，需要減負或者加人；知道了有人馬上要修婚嫁了，得派其他人接手一下。。。。。。
這樣子，基本上能解決現在碰到的大部分問題，當然不同公司有不同的流程，也許有的公司還不能照搬這個方式，不過我對這個系統還不是很熟，也許還有其他功能，以后慢慢研究。
上面簡單的講了一下，大家應該稍微了解了我們公司在項目規劃管理方面的流程了吧，主要也是先建立初步規劃，然后再根據實際數據來調整規劃，說簡單也簡單，管理人員只要每天看看有沒有預警，再分析分析一些報表可以了；說難么也難，員工每天的工作都得真實地記錄在系統中，這樣子才能得到真實的數據來供DevPlan分析。
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TechExcel的項目上馬初期（那個時候還沒開始用DevPlan，只是啟用了他們的其他幾個工具，DevSpec和DevTrack），大家還有點不適應，因為要記錄很多的數據，每天上下班時間啊，請假時間，每天干什么活啊，花了多少時間啊，任務精確完成時間啊，都得在系統中記錄， 一開始覺得太花時間，很影響工作效率，到后來 DevPlan上馬以后，才發現，當初記錄的數據是多么的有用，雖然不能說是，但是還是能預測到大部分趨勢的，所以一直到現在，項目基本上都能開展得順利，一般也都能在可控的范圍下完成。
我們公司現在用 DevPlan 大約同時管理著十幾個項目的進行，這些項目除了計劃時間不一致外，其它都是共享著著整個公司的資源的，主要是人力與文檔系統，對于人力資源，這里要提一句，很多做項目的公司，其實各個項目人力是分開的，所以各個項目自己算各自的資源很好算，但是我們公司的話，有些時候，同一個人力，會同時在不同的項目進行工作，所以要算人力的話，得同時分析幾個項目中的情況，而且這些項目可能時間段什么的都不是一樣的，這種情況以前的話用微軟Project很難分析到底這個人現在是否有工作壓力，現在在DevPlan里可以很好的發現。
當然，預測或者說分析，有些風險真的很難想到，特別是那些跟軟件或者技術一點都不搭嘎的東西，像上面說的地震，呵呵，不過這個稍微夸張點了，但是實際工作還是會存在著很多這樣那樣無法預測的問題了，我們之前也特別咨詢過 TechExcel 的蔡總和何工，當然得到的結果也是能想到的，的確很難預測這種風險對于項目的破壞性，只能大程度上做些警告工作，比如說這個那個項目，可能有這種風險，管理人員做任何決策時需要注意，這種風險會有不同的風險等級，以讓領導們有所重視。
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講到這里其實也差不多講完了項目規劃管理，我自己都覺得講得比較簡單，畢竟這一塊接觸得不多，不好意思了。
不過之前好像還留下兩個問題還沒回答了是吧，如何提高工作效率與如何控制風險，對于控制風險，我上面做的介紹，其實大部分都算是風險控制的，風險控制無非是這么幾種，超期風險，超支風險，質量風險，人員流失風險，通過DevPlan的預警機制和幾個報表分析，我們可以大程度避免或者使風險損失減少到少。
而對于提高工作效率而言，項目規劃管理需要涉及到，所以也是很重要的一環，但是這個不像控制風險那樣可以通過第三方的工具來幫忙實現大部分，因為他涉及到了人的管理，對于人的管理其實是難的，這個想必大家都可以理解，老板當然也能“理解”。目前在人方面提高工作效率的方法也無非是這么幾種，一種是提高福利，加工資啊，發獎金，經常有活動，有培訓，有完善的醫保等；第二種是能力考核+優勝劣汰來刺激員工自己的進步；第三種的話，還可以提高部門與部門間，員工與員工間的協同工作效率來間接增加員工的工作效率。
對于第一種方法而言，只能期望大家找一個好公司一個好老板了，呵呵，而對于第二種方法和第三種方法呢，我想大部分公司應該都挺希望把它們用好，不過我相信我們公司在這兩個地方用得特別好，上面不是介紹了我們可以從系統中得到很多實際工作的數據嗎，比如QA這些時間提交Bug的質量與數量趨勢等，我們通過這些實際的數據，可以來進行能力考核，開展優勝劣汰，由于是相對精確的數據，所以一般員工都是很接受這種考核方式的。而對于協同工作而言，現在用的TechExcel的系統本身是一個大的平臺，各個部門在一個平臺上工作，共享很多數據，所以協同工作效率特別高，而且還能跟其他OA軟件，像Outlook，Word等做無縫集成，工作效率倍增。
好了，該講的也講好了，項目規劃管理介紹此結束，歡迎大家拍磚！
