推薦方法
如果你確實想在管理項目公文時有所效果，你需要有一個將所有項目劃分次序和類別的方法。圖B顯示了管理多個項目的一個方法，我發現它真的很管用。在你目前可用的時間和你的工作量的基礎之上，將分配給你的每一個新的項目劃分優先次序。這樣可以使你準確地確定何時開始這個項目，它會如何影響你其他項目的時間進度。這里假設一切OK，你繼續對項目任務進行分類（A，B和C），這樣可以幫助你找出哪一個任務比其他任務更加重要。請注意在這里也可以使用例如網絡圖表或PERT圖表等其他有價值的方法，但是我發現在管理多個項目時簡單的方法才是有效的。而后這些任務將被包括在一個集中化的企業項目工具之中，例如：
Kidasa Milestones Professional
Project.net
Pacific Edge
PMOffice
Project Arena
WorkLenz
這里是用來做協調和跟蹤工作的一些非常好的工具。畢竟，如果一個任務出現閃失，你希望可以看到發生的情況，這樣你可以告知客戶它對項目所造成的影響。
圖B
你還應該：
確定你對每一個項目有多少可用的時間（使用圖A之中的方法）。
根據客戶的商業需要和IT策略將你的項目排出優先次序。
將所有的項目工作任務以A，B，C分類排出等級。
對于每一個項目在項目A上給予足夠的時間和努力，然后再繼續進行類別B和C。
如果你趕不上后期限或無法完成一個任務時要通知客戶。
將所有的問題和風險放置在一個集中化的項目數據庫之中以進行有效地匯報。
經驗教訓
這里是我們得到的一些關鍵的經驗教訓：
確定你是否已經超負荷運轉。如果是的話，那么很可能你繼續進行的任何一個新項目都會失敗。
習慣性地不斷將項目任務排出優先次序。
學會代表一個團隊，以團隊的形式工作。
為每一個項目創建一個帶有時間進度的項目日歷—確認主要的項目轉折點和他們的日期，然后你可以確定你要集中關注于哪一個項目轉折點。
不要對每一個項目使用不同的報告格式。使用一個整合的項目匯報工具，它可以讓你使用一個標準來進行獲取和匯報工作。
為你自己創建一個單獨的項目進度（例如使用MS Project，Primavera，Artemis等等）。這可以讓你了解到有什么事發生。
不要坐在你的辦公室里等待結果。作為程序編制經理，你應該穿上運動鞋，每天在你的團隊之間轉一轉。
為你的主管團隊提供定期的工作進展回顧。項目的優先權或其他事情也許會有改變，而你希望從上級那里直接聽到這些新聞。
如果方法正確的話，管理多個項目將會獲得成功。當今所出現的解決方案是項目工作的觀察板—管理整個項目工作的工具。
