項目辦公室傾向于集權決策，但這并不意味著在實際決策過程中喪失了創(chuàng)造性和靈活性.一個配置良好的項目辦公室的設立是為了支持項目組更有效的工作，而不是告知他們如何去工作；鼓勵項目人員在工作中盡可能地發(fā)揮其創(chuàng)造性和獨立性，同時他們的獨立性又將受項目辦公室所制定的程序約束。
倡導建立項目辦公室的人們必須澄清，項目辦公室是為整個團體服務的，是通過維持一個有秩序的環(huán)境來對項目人員的工作提供支持，而非對他們進行限制。
建立交流計劃
一開始，項目辦公室的倡導者應該建立交流計劃來實現(xiàn)項目辦公室的自覺溝通。一個典型的交流計劃有幾部分組成，例如，應指定一個發(fā)言人來代表項目辦公室發(fā)言，同時應建立從同事中收集信息反饋的機制，比如，走近他們并同他們交談。應該開發(fā)出一些定期對員工進行有關項目辦公室工作的培訓，如發(fā)簡報，等。
成立項目辦公室
一旦項目辦公室被批準成立，在其啟動之前應關注并必須解決的以下幾個問題：
▲項目辦公室的職能；
▲項目辦公室的編制；
▲項目辦公室在組織機構中所處的位置以及實際工作地點的選擇。
項目辦公室的職能
如前所述，項目辦公室可開展廣泛的活動。一般來講，項目辦公室可以建立項目管理標準和維護計劃編制軟件。更進一步講，項目辦公室可以提供全方位的服務，例如咨詢、輔導、培訓、維護標準、維護計劃軟件和為項目經(jīng)理提供后勤服務。
當項目辦公室建立時，首先要解決的問題是確定項目辦公室應該做什么。
項目辦公室的人員配備
項目辦公室人員配備對于兩方面比較敏感：一是，項目辦公室在組織的項目管理中是否起這核心的指導作用，二是，項目辦公室所支持的職能范圍。
如果項目辦公室只是起簡單的支持和輔助作用，那么，項目辦公室人員配備則是比較簡單的事，只由幾個人組成便可：一位富有多年項目管理經(jīng)驗的主管、一位或兩位富有扎實項目管理技巧的專業(yè)人員和一位能處理日常事務的專業(yè)文秘來進行文字處理和檔案管理以及組織其他部門進行日常聯(lián)系，等。或者，整個項目辦公室只由一位全能的專家組成，由他主要負責項目管理。這種簡單配置的主要作用在于，當組織內部出現(xiàn)項目管理的問題時，則采用具體項目具體處理的方式運作。
如果項目辦公室在組織中起著核心的指導作用，人員配備則較為復雜。項目辦公室則應由一位主管、多位專業(yè)人員和行政管理人員組成。該主管應被正式賦予相當大的權利，以顯示上層管理者對項目有效管理的嚴肅性。該主管在組織機構中的位置應等同于高層職能經(jīng)理的位置。
項目辦公室的專業(yè)人員應具有廣泛的經(jīng)驗和技巧，其中有新手能對基本預算提供技術支持，安排工作進程，配置資源和解決計算機軟件問題等，也有專家能解決任何與項目相關的問題。行政管理人員應具備文字處理、數(shù)據(jù)庫維護和辦公室交流溝通等基本技能。
項目辦公室的人員配備也要隨著其工作的變化而調整。如果項目辦公室需要為組織制定項目管理標準和程序，那么，必需配備有相當實際經(jīng)驗的專業(yè)人員來進行；如果項目辦公室提供咨詢、輔導和培訓，則要提供經(jīng)驗豐富的項目管理專家。
項目辦公室的位置
應把項目辦公室建立在合理的位置上。許多金融機構，例如銀行和房地產公司，都把項目辦公室設在信息部門里，這樣設置之所以合理是因為許多金融機構的項目需要借助電信系統(tǒng)把人們聯(lián)系起來，而其核心工作在信息服務部門。在以工程項目為主的組織里面，項目辦公室常與組織的工程活動聯(lián)系在一起。在其他類型的組織中，一般把項目辦公室看作與合同、銷售和財務部門并行的一個獨立職能部門。
