項目辦公室傾向于集權決策，但這并不意味著在實際決策過程中喪失了創造性和靈活性.一個配置良好的項目辦公室的設立是為了支持項目組更有效的工作，而不是告知他們如何去工作；鼓勵項目人員在工作中盡可能地發揮其創造性和獨立性，同時他們的獨立性又將受項目辦公室所制定的程序約束。
倡導建立項目辦公室的人們必須澄清，項目辦公室是為整個團體服務的，是通過維持一個有秩序的環境來對項目人員的工作提供支持，而非對他們進行限制。
建立交流計劃
一開始，項目辦公室的倡導者應該建立交流計劃來實現項目辦公室的自覺溝通。一個典型的交流計劃有幾部分組成，例如，應指定一個發言人來代表項目辦公室發言，同時應建立從同事中收集信息反饋的機制，比如，走近他們并同他們交談。應該開發出一些定期對員工進行有關項目辦公室工作的培訓，如發簡報，等。
成立項目辦公室
一旦項目辦公室被批準成立，在其啟動之前應關注并必須解決的以下幾個問題：
▲項目辦公室的職能；
▲項目辦公室的編制；
▲項目辦公室在組織機構中所處的位置以及實際工作地點的選擇。
項目辦公室的職能
如前所述，項目辦公室可開展廣泛的活動。一般來講，項目辦公室可以建立項目管理標準和維護計劃編制軟件。更進一步講，項目辦公室可以提供全方位的服務，例如咨詢、輔導、培訓、維護標準、維護計劃軟件和為項目經理提供后勤服務。
當項目辦公室建立時，首先要解決的問題是確定項目辦公室應該做什么。
項目辦公室的人員配備
項目辦公室人員配備對于兩方面比較敏感：一是，項目辦公室在組織的項目管理中是否起這核心的指導作用，二是，項目辦公室所支持的職能范圍。
如果項目辦公室只是起簡單的支持和輔助作用，那么，項目辦公室人員配備則是比較簡單的事，只由幾個人組成便可：一位富有多年項目管理經驗的主管、一位或兩位富有扎實項目管理技巧的專業人員和一位能處理日常事務的專業文秘來進行文字處理和檔案管理以及組織其他部門進行日常聯系，等。或者，整個項目辦公室只由一位全能的專家組成，由他主要負責項目管理。這種簡單配置的主要作用在于，當組織內部出現項目管理的問題時，則采用具體項目具體處理的方式運作。
如果項目辦公室在組織中起著核心的指導作用，人員配備則較為復雜。項目辦公室則應由一位主管、多位專業人員和行政管理人員組成。該主管應被正式賦予相當大的權利，以顯示上層管理者對項目有效管理的嚴肅性。該主管在組織機構中的位置應等同于高層職能經理的位置。
項目辦公室的專業人員應具有廣泛的經驗和技巧，其中有新手能對基本預算提供技術支持，安排工作進程，配置資源和解決計算機軟件問題等，也有專家能解決任何與項目相關的問題。行政管理人員應具備文字處理、數據庫維護和辦公室交流溝通等基本技能。
項目辦公室的人員配備也要隨著其工作的變化而調整。如果項目辦公室需要為組織制定項目管理標準和程序，那么，必需配備有相當實際經驗的專業人員來進行；如果項目辦公室提供咨詢、輔導和培訓，則要提供經驗豐富的項目管理專家。
項目辦公室的位置
應把項目辦公室建立在合理的位置上。許多金融機構，例如銀行和房地產公司，都把項目辦公室設在信息部門里，這樣設置之所以合理是因為許多金融機構的項目需要借助電信系統把人們聯系起來，而其核心工作在信息服務部門。在以工程項目為主的組織里面，項目辦公室常與組織的工程活動聯系在一起。在其他類型的組織中，一般把項目辦公室看作與合同、銷售和財務部門并行的一個獨立職能部門。
