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缺乏溝通 項目管理的困惑
作者:網絡轉載 發布時間:[ 2013/5/8 16:50:01 ] 推薦標簽:

根據溝通管理的要求,一個完整的項目管理計劃中應包括如下內容:

文件保存方式:在溝通計劃中首先明確信息保存方式、信息讀寫的權限,明確各類項目文檔、輔助文件等的存放位置,及相應的讀寫權限。在項目實施中,可以采用VSS進行文檔的統一管理,建立了相應的目錄結構。這樣用于收集和保存不同類型的信息,進行統一的版本管理。

溝通列表:存放項目干系人的聯系方式。如開發成員、SQA、SCM、客戶、高層領導、系統支持、顧問、行政部等。記錄他們的座機、手機、職能等等,做到簡潔、明了。再加上某些特殊人員的標注,如說明各顧問所擅長的領域等。所有相關人員通過這個列表可以將項目涉及人員資料了然于胸。

工作匯報方式:明確說明項目組成員對項目經理、項目經理對上級及相干人員的工作匯報方式、準確時間和形式。比如,項目經理的項目可以采取每周報告的原則,即每周五項目組成員提交周進展報告,匯報一周的工作進展狀況及遇到的問題,每周一上午項目經理與業務經理溝通后完成項目周報,下午1:30召開項目組例會,會后由項目經理向高層經理提交項目周報,每一階段結束后提交階段報告。所有文檔均提交至VSS統一管理。遇緊急情況必須通過電話及時溝通;另外規定所有的Mail必須回復是否收到。

統一項目文件格式:使用統一的文件格式,是項目標準化管理的一部分,因而必須統一各種文件模板,并提供相應編寫指南。比如,一個項目處于CMM環境下,則可以全部采用SPEG(軟件工程過程小組)先前依據CMM規范剪裁修訂制定出的模板。

溝通計劃維護人:明確本計劃在發生變化時,由誰進行修訂,并對相關人員發送。

制定好溝通計劃,重要的是如何按照其進行各類信息的傳遞。

將項目管理的信息正確傳達到相應的人員,是相當重要并有一定困難的,經常發生的情況是信息發送人覺得自己把信息正確傳達了,但實際卻是信息沒有傳達到或是被錯誤的理解了。

溝通是雙向的,必須保證信息被接收者接到。所有的溝通方式,必須有反饋機制。例如:使用Mail進行溝通,必須要求接收者簡單回復“已收到”以進行回應。信息收到后還必須保證理解是正確的。很多信息是傳達到了,但卻被錯誤理解了,產生了大量扯皮的問題。項目經理在溝通管理中對較重要的通知、變更等信息要求通過Mail進行二次表述。這種表述是在接收方確認自己理解了的同時再去細化或轉敘,而不是復述。說得直白些,是要求信息接收方說明具體明白了哪些,打算如何去做,并用Mail把相關的想法或欲采取的措施傳給發送者,讓發送者進行確認。

在項目中,項目干系人有不同的溝通需要。作為項目經理,必須了解:溝通要符合接收者的利益。高層經理主要關心的是進度,想知道是否能按時交工;客戶主要關心的是成本和質量,想知道是不是要增加投入,產品質量能否達到要求。對于項目經理來說,應實時反饋有關項目延期、成本增加和出現質量問題等方面的信息,并盡早溝通,說明原因,使高層經理和客戶能及時理解,并調整相關計劃。

溝通管理的另一部分是實施情況報告,有三種形式:定期報告、階段審查和緊急報告。

定期報告:是在某一特定的時間內將所完成的工作量向上級匯報。在CMM環境下,主要涉及項目成員周進展報告(WSR)和項目周報(WPR)。前者由項目組成員上報項目經理;后者是對前者的總結,由項目經理上報高層經理;需寫明當前狀態、進度完成情況、當前問題和下周計劃等。

階段評審:在項目進行到重要的階段或里程碑階段,要進行階段評審。在CMM環境下,主要是項目階段報告(PPR)。階段評審的意義在于評審當前的項目情況,迫使人們對其工作負責;還可以提前發現問題,將問題解決在初期階段。

緊急報告:在出現意外情況下,進行緊急報告。在CMM環境下,主要涉及問題狀態報告(PSR)和問題狀態日志(PSL)。需寫明當前發現的問題、相關影響、需如何解決(動用什么資源)、問題緊迫性(答復日期)等。

在CMM環境下質量保證部門也將進行質量審計,按階段提交產品審計報告(PAR)和過程審計報告(PRR)。前者針對交付的產品,后者針對項目執行的過程。

項目干系人接到實施情況報告后應實時進行反饋,明確報告已經收到,并提出項目意見或建議。

管理首尾是溝通管理的后一步,其核心目的是與各項目干系人溝通,總結經驗,吸取教訓,將各類文件歸檔,從而實現對知識的積累。項目中的提交物是極好的資源,對未來的項目會有很大的幫助。良好的項目檔案能夠為以后的項目節省時間和金錢,為項目審計等提供有價值的信息。

通過在CMM環境下實施有效的溝通管理,L先生所負責的項目在中后期逐步趨于正軌,促進了過程改進的順利實施,按時按質地完成了任務。更為可喜的是,經過L先生的建議,在公司其他的項目中實施溝通管理,有效地提高了相關項目的開發效率,項目的凝聚力也得到了加強。終公司如期通過了CMM認證。

有效的溝通管理會不斷地增加變革的動力,削弱阻力,是企業實施CMM過程改進的動力源泉。

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