根據溝通管理的要求，一個完整的項目管理計劃中應包括如下內容：
文件保存方式：在溝通計劃中首先明確信息保存方式、信息讀寫的權限，明確各類項目文檔、輔助文件等的存放位置，及相應的讀寫權限。在項目實施中，可以采用VSS進行文檔的統一管理，建立了相應的目錄結構。這樣用于收集和保存不同類型的信息，進行統一的版本管理。
溝通列表：存放項目干系人的聯系方式。如開發成員、SQA、SCM、客戶、高層領導、系統支持、顧問、行政部等。記錄他們的座機、手機、職能等等，做到簡潔、明了。再加上某些特殊人員的標注，如說明各顧問所擅長的領域等。所有相關人員通過這個列表可以將項目涉及人員資料了然于胸。
工作匯報方式：明確說明項目組成員對項目經理、項目經理對上級及相干人員的工作匯報方式、準確時間和形式。比如，項目經理的項目可以采取每周報告的原則，即每周五項目組成員提交周進展報告，匯報一周的工作進展狀況及遇到的問題，每周一上午項目經理與業務經理溝通后完成項目周報，下午1：30召開項目組例會，會后由項目經理向高層經理提交項目周報，每一階段結束后提交階段報告。所有文檔均提交至VSS統一管理。遇緊急情況必須通過電話及時溝通；另外規定所有的Mail必須回復是否收到。
統一項目文件格式：使用統一的文件格式，是項目標準化管理的一部分，因而必須統一各種文件模板，并提供相應編寫指南。比如，一個項目處于CMM環境下，則可以全部采用SPEG（軟件工程過程小組）先前依據CMM規范剪裁修訂制定出的模板。
溝通計劃維護人：明確本計劃在發生變化時，由誰進行修訂，并對相關人員發送。
制定好溝通計劃，重要的是如何按照其進行各類信息的傳遞。
將項目管理的信息正確傳達到相應的人員，是相當重要并有一定困難的，經常發生的情況是信息發送人覺得自己把信息正確傳達了，但實際卻是信息沒有傳達到或是被錯誤的理解了。
溝通是雙向的，必須保證信息被接收者接到。所有的溝通方式，必須有反饋機制。例如：使用Mail進行溝通，必須要求接收者簡單回復“已收到”以進行回應。信息收到后還必須保證理解是正確的。很多信息是傳達到了，但卻被錯誤理解了，產生了大量扯皮的問題。項目經理在溝通管理中對較重要的通知、變更等信息要求通過Mail進行二次表述。這種表述是在接收方確認自己理解了的同時再去細化或轉敘，而不是復述。說得直白些，是要求信息接收方說明具體明白了哪些，打算如何去做，并用Mail把相關的想法或欲采取的措施傳給發送者，讓發送者進行確認。
在項目中，項目干系人有不同的溝通需要。作為項目經理，必須了解：溝通要符合接收者的利益。高層經理主要關心的是進度，想知道是否能按時交工；客戶主要關心的是成本和質量，想知道是不是要增加投入，產品質量能否達到要求。對于項目經理來說，應實時反饋有關項目延期、成本增加和出現質量問題等方面的信息，并盡早溝通，說明原因，使高層經理和客戶能及時理解，并調整相關計劃。
溝通管理的另一部分是實施情況報告，有三種形式：定期報告、階段審查和緊急報告。
定期報告：是在某一特定的時間內將所完成的工作量向上級匯報。在CMM環境下，主要涉及項目成員周進展報告（WSR）和項目周報(WPR)。前者由項目組成員上報項目經理；后者是對前者的總結，由項目經理上報高層經理；需寫明當前狀態、進度完成情況、當前問題和下周計劃等。
階段評審：在項目進行到重要的階段或里程碑階段，要進行階段評審。在CMM環境下，主要是項目階段報告（PPR）。階段評審的意義在于評審當前的項目情況，迫使人們對其工作負責；還可以提前發現問題，將問題解決在初期階段。
緊急報告：在出現意外情況下，進行緊急報告。在CMM環境下，主要涉及問題狀態報告(PSR)和問題狀態日志（PSL）。需寫明當前發現的問題、相關影響、需如何解決（動用什么資源）、問題緊迫性（答復日期）等。
在CMM環境下質量保證部門也將進行質量審計，按階段提交產品審計報告（PAR）和過程審計報告(PRR)。前者針對交付的產品，后者針對項目執行的過程。
項目干系人接到實施情況報告后應實時進行反饋，明確報告已經收到，并提出項目意見或建議。
管理首尾是溝通管理的后一步，其核心目的是與各項目干系人溝通，總結經驗，吸取教訓，將各類文件歸檔，從而實現對知識的積累。項目中的提交物是極好的資源，對未來的項目會有很大的幫助。良好的項目檔案能夠為以后的項目節省時間和金錢，為項目審計等提供有價值的信息。
通過在CMM環境下實施有效的溝通管理，L先生所負責的項目在中后期逐步趨于正軌，促進了過程改進的順利實施，按時按質地完成了任務。更為可喜的是，經過L先生的建議，在公司其他的項目中實施溝通管理，有效地提高了相關項目的開發效率，項目的凝聚力也得到了加強。終公司如期通過了CMM認證。
有效的溝通管理會不斷地增加變革的動力，削弱阻力，是企業實施CMM過程改進的動力源泉。
