這個項目的WBS(工作細分結構)如下:
在計劃制定之后,項目的成功與否要看計劃的執行,以及針對實際情況進行應變的能力。相對于技術人員,項目經理的工作重點是調度資源、監督和控制進度、指導工作。項目經理和各方面人員的溝通是確保項目順利進行的有效手段。
俗話說:兵馬未動,糧草先行。在項目實施中,除了人員到位,項目經理對各項資源的及時到位給予高度重視,注意和行政部門、商務部門配合,準備開發機房和各種設備軟件;在需要到A企業開發軟件和安裝設備時,也事先通知和確認相應條件。碰到有的設備不能到位,尋找變通辦法。有的項目失敗在于項目經理只是從技術觀點看項目管理,甚至認為這些內容應該是銷售或者別的部門要事先準備好,殊不知清楚的還是項目團隊本身,后往往會因為這些事情而影響項目的工作氛圍,甚至是導致項目的延期。
根據項目的情況,項目經理確定應用軟件的開發分兩階段:第一階段是完成功能開發,第二階段是界面確認和性能優化。確保軟件開發更容易控制。
由于第一階段是在B公司內部開發,因此各項進度還比較順利,但是到了第二階段,因為在現場開發,客戶的參與程度有很大的提高,雖然對項目實施的人力資源有一定補充,但也帶來明顯的弊病(初項目成員都沒有意識到),因為參與的客戶人員會隨時向項目組成員提出些修改要求,開始時項目成員有求必應,后來發現有的要求很有必要的,但有的要求則是很不成熟,來回變了好幾次,尤其是隨著項目的進展,對項目的不利影響越來越大。項目經理在和項目成員仔細溝通后,和銷售人員商量對策,后向客戶“曉之以理,動之以情”,說服客戶:以合同為前提,如果確有必要修改,客戶應盡量考慮成熟,但所有變動要以書面的正式形式通知項目經理。這樣,問題很快得到控制。當然,能夠達到這樣的效果有一個很重要的前提是:項目組的工作一直是有成效的,得到A企業的信任。許多項目做著做著,作為承擔項目實施的一方往往失去客戶的信任,從而在碰到問題時很難取得客戶的理解和支持,后只能埋怨客戶故意刁難。
在項目實施的過程中,內部成員之間也出現過一些問題,比如彼此工作習慣的不同,甚至一些純屬個人范疇的事情也會被引入到項目中,從而對項目的工作氣氛產生不良影響。項目經理在一開始注意和所有項目成員有非正式的溝通渠道,注意傾聽他們的述說,使各自的情緒能夠有排遣的空間;定期召開正式的會議,通報項目的進度、問題、新的計劃等,確保項目運行在統一的方向上;不定期聚餐,活躍項目氣氛;樹立公正客觀的工作環境,求異存同,使每個成員都有被尊重的感覺。有的項目往往只關注技術實現,而不關注成員的心理感受,使得工作效率降低,后導致項目不能按時保質完成。
鑒于項目涉及的無論是業務領域還是技術領域都是新鮮的,因此項目經理倡導有原則的讓客戶積極參與項目實施工作,其好處是:
對于客戶,項目實施是透明的,提高了客戶對B公司的信任度
終用戶的積極介入,使得軟件更適合業務需要,也更容易獲得客戶滿意度
通過和終用戶的密切配合,B公司更好的了解業務需要,為以后拓展其它類似企業的市場儲備有關知識和人力資源。
2.3 結束階段
在項目的執行階段,項目經理主要關注的工作內容包括:
總結和移交存檔各種資源(如設備、文檔等),其目的是使得公司能夠不斷積累有關的知識。
對軟件產品的發展提出建議,供公司領導決策,其目的是為繼續拓展市場做準備。
項目成員工作的表彰和后聚會,一方面是對成員工作的認可,另一方面是提高成員對實施項目的認同感,“高興而來,滿載而歸”。
3 總結分析
其實,任何一個項目在執行過程中都會碰到問題的,評價一個項目是否成功并不能以碰到問題的多少作為標準,其標準應是按時、保質實現預先確定的各項指標,比如說系統的功能、系統的性能等等。
在這個項目中,也碰到很多問題,比如:
客戶的需求變化
資源的到位
成員的沖突等
這些問題是大部分項目都會碰到的,解決起來其實很簡單,請看:
客戶需求變化。理解客戶業務,使用客戶的語言,站在客戶的角度思考問題,取得客戶的信任;這樣后客戶也會站在你的角度替你思考問題的。其實,大部分客戶都是通情達理的,問題在于我們實施項目時邁出的每一步。
資源的到位。理解尊重相關部門或合作伙伴的工作,從而讓他們也理解尊重我們的工作并配合我們;獲得領導的支持;原定資源不能到位時,不要一條路走到黑,一定可以找到替換辦法的。
成員沖突。還是那個原則——理解和尊重,在項目中倡導互相的理解尊重,求異存同。求異有兩方面含義:一是純屬個人空間,這樣會使項目色彩更豐富;一是項目工作中,每個成員的職責都是不同的。類似的,存同也有兩方面含義:一是發掘共同的愛好和話題,縮短彼此距離;一是工作中的共享部分,一定要有嚴格的相同標準。
對于項目經理,除了掌握必備的項目基本方法和管理工具(如計劃制定、預算編制等),對項目背景和目標有清楚的理解和認識外,很重要的一點是與人交往的技巧了。成功項目經理和失敗項目經理的大差別,可能在于如何和人打交道,如何和客戶打交道,如何和公司領導打交道,如何和項目成員打交道。