一個綜合的項目組合管理系統應當包括戰術過程和戰略過程。戰術過程關注于正在進行的組合項目的持續績效問題。戰略過程關注在組合的演化上，包括選擇新的項目以符合商業目標和戰略。此外，縮小一個與合組合目標和策略不符的項目的范圍或者取消該項目的建議也應當是項目組合管理系統過程的一部分。
項目組合管理系統的主要活動包括收集項目信息，評估項目和組合健康狀態以及商業貢獻，和管理校正措施。對于組合的風險承擔者的日常評審工作來說，這些活動是基礎。
收集組合信息
為了準確地評估一個組合，管理人員需要統一的或者集中的項目級的數據，這些數據基于定量的（金融，缺陷，市場份額等等）和定性的度量（股東義務，客戶滿意度，風險等等）。為了準確，在分析這些信息之前，他們應當協調并驗證數據。然后，他們應當從項目層次和組合層次兩個視角來觀察這些數據。例如，他們應該對每個單獨的項目和全體項目的財政健康狀態進行評估，以保證整個組合滿足其財政目標。
收集和合并數據的工具應當實現一些跟蹤的功能，數目較少的項目組合可能使用電子制表軟件來追蹤和評估組合的健康狀態，但是具有多樣的復雜的項目的組合需要一種自動化的工具來輔助收集、合并和分析活動。
評估組合
有效的項目組合分析包括對組合商業結果的測量和比較，以決定該組合符合其商業決策既定的目標。評估過程需要同時包括短期和長期的角度，并且應當測量和檢查戰術和戰略參數：
戰術角度：單個組合項目的健康狀況和績效
戰略角度:總體的組合商業結果
根對目標測量項目和組合的績效，允許管理人員回答以下問題：
現行的項目是否產生了預期的商業利益并且支持組合的整體商業戰略？
項目是否按照平衡風險和優價值的原則來評定優先級？
項目中出現問題的是哪些趨勢和指標？哪些校正措施是必要的？
正在進行中的項目提議是否符合市場趨勢？它們是否支持當前/未來的客戶需求和新的戰略目標？
是否有合適的資源可以利用確保有效地實施當前的和預測的項目？
通過將每個項目的健康狀況/貢獻數據映射到商業決策標準，管理人員可以容易地看出項目是否符合或者超過限定指標，從而來識別組合中不一致的部分。
Rational Portfolio Manager 是一個 IBM 策略管理工具，提供組合儀表盤，它可以以各種各樣的形式包括投資計劃圖、記分卡、多維聯機分析處理中心點以及報表來幫助管理人員收集并解釋組合信息。例如，使用組合儀表盤，管理人員可以給每個項目的限定值分配綠色、黃色和紅色中的一種狀態，然后開發記分卡或儀表盤和報表。這樣，他們可以看出項目的績效是怎么樣的。
圖2展示了用Rational Portfolio Manager™ 儀表盤創造多種視圖和報表的一個例子。管理人員可以利用這些視圖和報表，基于定量和定性的指標進行組合健康狀況和價值貢獻的分析。對于記分卡和投資計劃圖，組合中的每個項目將會被評估和分配為綠色、黃色和紅色中的一種狀態。管理人員將會知道分析那些從綠色到黃色或者從綠色到紅色的項目，以確定他們的負面影響是否足夠大以至于需要授權校正措施。
圖2：由Rational Portfolio Manager ™ 組合儀表盤獲得的可利用的視圖/報表
