管理組合
對不一致的項目采取校正措施是項目組合管理系統的一個關鍵的組件。如果一個項目或組合不符合或超出其目標,識別根本原因、形成一個校正措施計劃然后監控并追蹤以保證措施被實施和問題被解決是非常關鍵的。項目組合管理系統應當有一種跟蹤趨勢和預見問題的機制以確保管理人員能夠實施主動的措施以避免不一致的項目。項目組合管理系統還應該記文檔化和跟蹤這些措施來保證它們達到各自的目標。如果一個成功的預防措施是可重復的,那么項目組合經理應當將其合并到項目組合管理系統中。
針對商業標準和目標收集并分析數據允許管理人員和執行官對于項目投資做出基于事實的決策,從而避免了他們對組合不利的個人主觀判斷。困難的但是必要的校正/預防措施可能包括:
給高優先級的項目重新分配資源。
分配經過認證的項目經理到那些具有相當價值的項目中。
取消或者不競標被選定的項目或合同。
實施風險降低計劃。
進行項目質量評審。
協商進度表的變更。
為項目經理提供指導。
評審組合
評審組合對于與所有項目的風險承擔者交流項目組合的狀態是非常必要的。這樣的評審應當被當作一個迭代的過程,能夠確保管理人員和執行官做出正確的決策,保持組合健壯。這些決策涉及:
確保組合持續的與商業戰略一致。
確保當前的組合符合其目標。
跟蹤校正管理措施的有效性。
在組織的能力和約束內提供一個平衡的組合(風險和價值)。
驗證商業決策標準和項目/組合的準確度。
確保資源容量能夠符合項目需求。
確保項目組合管理系統是合適和有效的。
組合評審的頻率、形式和參加者名單會根據組織的不同而不同。會議應當同你的組織結構以及組合中的數目、大小和持續時間相一致。如果你有自動報表的能力,你可以在會議之間分發報表以及在每次的數據收集時非常迅速地完成你的目標。
改進組合
組合是動態的。你的項目組合管理系統是否已經在穩定狀態或者仍然在進化,你需要一個確定的能夠持續改進的過程,該過程與組合評估和跟蹤及度量組合改進的措施管理過程密切相連。改進過程也很重要,它保證組合評估的結果將“反饋”呈現在商業過程中。后,為了將來的組合項目,項目組合管理系統應當包括一種機制可以收集、分析和合并已經取得的教訓。
獲得益處
如果在一個良好定義的項目組合管理系統對組合管理應用項目管理的佳實踐,組織可以實現巨大的好處 :
通過對不一致的項目或計劃實施校正管理措施,可以獲得組合的高績效。
一致的管理過程帶來的低成本。
有問題的項目或計劃被盡早的識別出來。
通過基于績效和商業標準的比較實現組合的目標。
組織范圍內的溝通和管理有效性的提高。
低風險項目投資和優化商業價值的總體項目的平衡。
一個好的項目組合管理方法的實際結果是一個可以對整個商業戰略作出重大貢獻的更加可控的環境和商業單元。