在完成項目風險檢查明細表后,通過電子表格的計算功能,可以得出項目風險的匯總表,如表三所示。從表中可以看到,該公司進行風險管理時,將項目的風險歸類為十大風險領域,通過對每一領域進行打分和計算,得出每一領域的平均風險分數,然后再統計計算出該項目的風險指數。根據量化的項目風險指數,可以橫向比較項目之間的風險,優選項目,并根據風險的大小,準備項目的風險準備金。
風險識別和風險分析之后,是制定風險應對計劃。根據表二的風險題目打分的結果,即如果對于某些題目如果打分是4分以上,系統將標識該項需要準備風險應對計劃。例如表二中的數據,有三項得分是4分以上。該公司要求項目經理或風險經理必須有針對性制定風險應對措施。
表三:XX公司項目風險匯總
軟件工具:結合工具,將項目風險管理制度化
實施風險管理是公司推行項目管理過程中重要一環,在風險管理方面比較成熟的公司都是通過使用一些工具來使項目風險管理規范化和制度化。特別地,這些工具將使項目風險管理過程中的工作易于操作,工具幫助項目經理生成規范的風險管理的輸出結果,也易于檢查和管理。
下面以LeadingRisk項目風險管理工具為例,進行具體說明。
LeadingRisk項目風險管理工具以風險管理過程的四部曲為核心框架結構,引導并幫助項目經理或者公司的風險經理快速完成項目風險管理過程。該軟件是在前面介紹的風險管理表格的基礎上,進一步提升而開發的工具。該軟件的操作由七個步驟組成,具體如表四所示。該軟件有一下突出特點:
1. 根據項目行業和類型,通過檢查表,快速完成風險識別過程
2. 根據項目行業和類型的風險特點提前完成風險分析根據行業風險特點直接提供風險應對方案建議輸出項目風險指數和管理報告,便于風險跟蹤和監控
LeadingRisk項目風險管理工具是風險管理軟件平臺和風險管理知識庫結合在一起的應用工具。軟件平臺自動化了風險管理的過程,使風險管理過程易于操作和執行。風險管理知識庫,是其核心,根據在不同行業和項目類型的特點,總結和歸納的風險分類,并將常見的風險設計為風險問題,并提供一組選擇答案讓風險管理人員進行選擇,針對不同的選擇,預先設計這些的回答對應的風險級別,以及可能建議的風險應對方案。
特別要指出的是,該工具軟件的使用,需要以公司的風險管理政策和方針為支撐,即公司必須明確在項目的什么時間,由什么人來進行項目風險評估,怎樣管理評估結果和風險應對計劃,風險監控過程如何進行。本軟件將強化這些公司的政策和方針。
表四:LeadingRisk操作步驟