一、前言
作為企業管理學科中成長性快的一個分支,自70年代以來,項目管理對項目的實施提供了一種有力的組織形式,改善了對各種人力和資源利用的計劃、組織、執行和控制的方法,對管理實踐做出了重要的貢獻。隨著市場全球化、信息化的發展,全球經濟組織對有限資源的爭奪越來越激烈,客觀上要求經濟組織對資源進行大效用的利用,具體來說是對資源在成本、時間、質量三個方面進行全方面、全過程的控制,同時以目標導向的價值觀指導企業的經營管理活動。項目管理方法符合這種要求,因此在傳統的項目行業之后,越來越多的行業開始廣泛應用項目管理方法來管理企業的經營活動,此時面對的一個問題是如何應用相同的原理來管理大量持續發生的企業活動,即如何進行企業項目管理(enterprise project management,EPM),也是"按項目管理(management by project)"。
傳統的項目管理中對項目范圍定義過于狹窄的缺陷在企業項目管理中得到了改善,所謂企業項目管理,是站在企業高層管理者角度對企業中各種各樣的任務進行項目管理,其主導思想是把任務當作項目來進行管理,是一種以項目為中心的長期性組織管理方式,其核心是基于項目管理的組織管理體系。
企業項目管理是伴隨著項目管理方法在長期性組織(如企業和政府部門)中的廣泛應用而逐步形成的一種以長期性組織為對象的管理方法和模式,其早期的概念是基于項目型公司而提出來的,是指"管理整個企業范圍內的項目"(managing projects on an enterprise wide base),即著眼于企業層次總體戰略目標的實現,對企業中諸多項目實施管理,隨著外部環境的變化,項目管理方法在長期性組織中的應用已不再局限于傳統的項目型公司,傳統的生產作業型企業以及政府部門等非企業型組織中也已廣泛地實施著企業項目管理。企業項目管理的概念進而有了較大發展,逐漸成為一種長期性組織(不局限于企業組織)管理方式的代名詞。
二、實施企業項目管理七要素
要實施企業項目管理,必須在以下幾個方面符合企業項目管理方法的要求:
1、 建立企業資源庫
在采用企業項目管理方法之前,管理者首先要明確企業擁有什么樣的資源。一般來說,可以將資源劃分為人力資源、財務資源、技術資源等類型,企業項目管理需要各部門多種技能之間相互的配合,因此對于企業項目管理來說具有重要意義的是人力資源,企業必須建立自己的人才考核系統,對員工所擁有的技能建立檔案并進行評價,這個系統的重要意義在于可以隨時高效地遴選項目經理、組建項目團隊。在國內企業中率先采用企業項目管理方法的長天企業集團是這樣一個例子,他們采用了自創的技能指數法,將把需要度量的知識實體分為固定知識(項目成果)和流動知識(參與人員),再把知識實體的價值體現劃分成不同的度量平面,根據所有知識實體在不同度量平面上的知識度量值,形成不同的知識平面指數和公司知識指數,通過這種對公司知識積累狀況的研究,企業可以迅速發現自己缺乏什么樣的人才,可以立即進行人才的選聘、培養以建立知識結構全面的項目團隊。
企業其他的資源和人力資源一起構成企業項目管理的約束條件,因此對企業的其他資源也要建立詳細的檔案并進行考核,企業資源庫的建立可以幫助企業進行自我診斷,是企業項目管理的實施基礎。
2、標準化的企業工作程序
大多數組織,無論管理正規與否,都會有一些工作程序存在。這些程序主要應用于整個企業的業務或產品,例如,人員雇傭程序、采購程序、報銷支出程序以及其他支持企業運作的程序,如果企業起初并不是實行企業項目管理,在向企業項目管理轉型的過程中必須對這些程序進行標準化,終形成三方面的標準工作程序:
(1)項目選擇程序。在項目啟動的初期,選擇合適的項目進行投資以大效用利用資源的論證過程,其目的是確定項目的可行性和有效性,通常需要考慮以下問題:
a.是否能夠充分滿足客戶的需要?
b.是否符合企業的戰略發展需要?
c.是否能夠為企業帶來合理的投資回報?
d.是否能夠建立企業的競爭優勢?
實際上,項目的選擇程序包括了項目的一般機會研究、特定機會研究和可行性論證等階段,是確保項目成功的第一步。
(2)項目工作程序。在確定項目之后,需要嚴格按照項目管理的方法實施項目并對其考核。包括采用項目管理的常用技術例如甘特圖、凈值分析等來對項目的各個方面進行管理,美國項目管理學會PMI把項目管理分為9個大類,分別是:項目范圍管理、質量管理、時間管理、溝通管理、人力資源管理、采購管理、費用管理、風險管理和綜合管理。在各個方面按照項目管理的特點和方法來進行管理構成了企業項目管理的工作程序。
(3)項目資源配置程序。項目資源配置程序要求對企業的各個項目進行資源利用效率方面的評估,根據投資回報、成本節約等指標來安排項目資源的分配,實施企業項目管理的企業必然同時進行多個項目,可以采用ABC法、價值分析方法等工具來評價這些項目,并根據其重要程度相應分配資源。企業必須建立一個能評價資源在其項目中的利用效率的系統。
企業可以根據標桿學習法(benchmarking)建立明確定義的、高效的標準工作程序,這樣在各個項目的執行過程中可以對工作方法進行口徑上的統一,減少管理過程中不必要的工作程序沖突。
3、團隊型的企業文化特質
企業項目管理對企業文化的沖擊是顯而易見的,將企業的組織結構從等級森嚴的職能組織形式改造成為等級界限模糊的矩陣式組織,或者不形成矩陣結構,而將原有的組織結構進行扁平化,這樣都會影響到企業原有結構的既得利益者的不滿,這種不滿非常可能影響到整個企業的士氣,因此企業的管理者在推行企業項目管理的過程中一定要處理好企業原有的層級文化向新的團隊文化的轉變。通常采取的措施包括:
a.在推行企業項目管理之前向全體員工進行充分有效的宣傳。
b.妥善處理原有領導職位的轉崗問題,盡量減少職位變化給企業帶來的波動。
c.對全體員工進行項目管理專業知識的培訓。
d.更新人員考核辦法以強調集體合作,以項目目標的實現作為考核的指標,鼓勵團隊合作。
e.在企業中推行平等合作的工作觀念,消除過分嚴格的企業等級觀念。