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IT項目管理之溝通方法
作者:網絡轉載 發布時間:[ 2013/5/17 15:44:59 ] 推薦標簽:

信息流:信息流也叫網絡傳播,它將極具震撼力、內容豐富的信息傳輸給任何一個擁有電腦和網絡瀏覽器的人。憑借它,人們可以在互聯網或者公司內部網上快速傳輸音頻和視頻文件,用戶不必苦苦等候文件下載可以看到視頻畫面或者聽到聲音。

在一個直播或者實時的信息流中,參與人員被告知在預定的時間訪問特定的網址,大家同時觀看節目。而在一個存檔的或者按需提供的信息流中,事件被 轉化成數字文件,儲存起來供以后查看。這種情形不像現場直播一樣直接,用戶需要下載后才能觀看。重要的是,信息流本質上是一種從主持人到觀眾的單向溝 通。假如一個議題需要與會人員討論,或者要求發言人和與會者在預先準備好的提問和回答范圍以外對話,信息流不是好的溝通方式。

視頻會議:視頻會議是一種召開現場會議的方法,它為處在兩個或者兩個以上不同地點的人提供面對面的會議。這種技術利用計算機網絡把音頻和視頻數 據傳輸到所有的會議地點。視頻會議同樣也提供遠程共享其他媒介的方法,包括錄像帶、書寫板和PPT等計算機程序。

視頻會議提供了面對面溝通的所有獨特好處,而不用支付召集異地人員集中到一個會議室的直接和間接成本。在會議中,與會人員可以展示與工作相關的 物品,比如器械或者產品,這樣可以發現其他人是否在認真聽取會議觀點和信息并做出適當的反應。與會人員還可以被分成兩個或多個小組,同時對問題展開討論,推進決策進程。

多數組織都使用多種溝通方式幫助員工保持聯系和正常工作。過去,很多溝通方式都被當作孤立的方案來解決特殊需要,F在,必須把它們放在更大的環境下考慮,盡量將不同的溝通方式整合到一個統一的、多層次的溝通平臺。

IT項目中溝通的特殊意義

對于項目來說,要科學地組織、指揮、協調和控制項目的實施過程,必須進行信息溝通。溝通對項目的影響往往是潛移默化的,所以,在成功的項目中 人們往往感受不到溝通所起的重要作用,在失敗項目的痛苦反思中,卻能看出溝通不暢的危害。沒有良好的信息溝通,對項目的發展和人際關系的改善,都會存在 著制約作用。溝通失敗是IT項目求生路上大的攔路虎。常常能聽到的典型例子是某某集團耗資幾千萬的ERP項目終棄之不用,原因是開發出的軟件不是用戶 所需要的,沒提高用戶的工作效率反而增加了工作量,不難看出,造成這種尷尬的局面的根本原因是溝通失敗。當一個項目組付出極大的努力,而所做的工作卻得不 到客戶的認可時,是否應該冷靜地反思一下雙方之間的溝通問題?軟件項目開發中普遍現象是一遍一遍的返工,導致項目的成本一再加大,工期一再拖延,為什么 不能一次把事情做好?原因還是溝通不到位。

通常的項目管理教材將項目溝通的重要性歸結為四點:

(1)決策和計劃的基礎。 項目班子要想作出正確的決策,必須以準確、完整、及時的信息作為基礎。通過項目內、外部環境之間的信息溝通,可以獲得眾多的變化的信息,從而為決策提供依據。

(2)組織和控制管理過程的依據和手段。在項目班子內部,沒有好的信息溝通,情況不明,無法實施科學的管理。只有通過信息溝通,掌握項目班子內的各方面情況,才能為科學管理提供依據,才能有效地提高項目班子的組織效能。

(3)建立和改善人際關系是必不可少的條件。信息溝通、意見交流,將許多獨立的個人、團體、組織貫通起來,成為一個整體。信息溝通是人的一種重 要的心理需要,是人們用以表達思想、感情與態度,尋求同情與友誼的重要手段。暢通的信息溝通,可以減少人與人的沖突,改善人與人、人與班子之間的關系。

(4)項目經理成功領導的重要手段。項目經理是通過各種途徑將意圖傳遞給下級人員并使下級人員理解和執行。如果溝通不暢,下級人員不能正確理 解和執行領導意圖,項目不能按經理的意圖進行,終導致項目混亂甚至項目失敗。因此,提高項目經理的溝通能力,與領導過程的成功性關系極大。

除以上四點外,根據IT項目的特點,IT項目溝通的重要性還體現在下面兩點:

(5)信息系統本身是溝通的產物。軟件開發過程實際上是將手工作業轉化成計算機程序的過程。不像普通的生產加工那樣有具體的有形的原料和產 品,軟件開發的原料和產品是信息,中間過程間傳遞的也是信息,而信息的產生、收集、傳播、保存正式溝通管理的內容。可見,溝通不僅僅是軟件項目管理的必 要手段,更重要的,溝通是軟件生產的手段和生產過程中必不可少的工序。

(6)軟件開發的柔性標準需要溝通來彌補。軟件開發不像加工螺釘、螺母,有很具體的標準和檢驗方法。軟件的標準柔性很大,往往在用戶的心里,用 戶好用是軟件成功的標準,而這個標準在軟件開發前很難確切地、完整地表達出來。因此,開發過程項目組和用戶的溝通互動是解決這一現實問題的辦法。

因為以上特點,可以說,在IT行業,溝通的成敗決定整個項目的成敗,溝通的效率影響整個項目的成本、進度,溝通不暢的風險是IT項目的大風險之一。

案例里有經驗的程序員是因為跟沒有經驗的新手缺乏溝通,所以才導致出現一種歪曲的心理,認為新手們不可靠,教他們是浪費時間。

其實,有很多新手是具有很大的潛力的,只要遇上好伯樂,能發揮他的長處。“長江后浪推前浪”,這是不可否認的事實 即使你對他們不理不睬 他們也始終有超過你的。所以,與其分道揚轆,不如共同協作,共同進步,這樣對個人也好,對公司也好都能起到積極的作用。

在往后的日子 我在公司也一定會遇到類似情況,作為新人,被忽視,被看低都是很正常的,我會放正心態,平心靜氣地做好本份工作,在空余的時間,我會跟公司里有經驗的同事 溝通,談天說地,增進友誼,當雙方成為了好友,絕不會出現案例里的情況了。當遇到了困難 要認真分析出現問題的原因,并尋找朋友們,同事們解決,多溝通,多合作,一步一個腳印,我相信在公司里能找到自己的一席之地的。

溝通是重要的,在日常交際是如此 ,在團隊管理中更是如此,所以了解溝通,學會溝通是我現在的必修課。

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