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流程優(yōu)化六步法之多流程項目管理
作者:網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)載 發(fā)布時間:[ 2013/5/14 14:36:36 ] 推薦標(biāo)簽:

針對某一個流程優(yōu)化項目,我們已經(jīng)有了“流程優(yōu)化六步法”。如果存在多個流程優(yōu)化項目同時開展,我們又該如何管理呢?

如果說“流程優(yōu)化六步法”更多是針對項目經(jīng)理所寫的話,本章節(jié)更多地是給項目總管或者說流程管理部門專業(yè)人員看的。要想管理好多個流程優(yōu)化項目,首先,我們應(yīng)該分析一下,多項目管理到底管什么?

項目選擇

我們在“流程優(yōu)化需求漏斗分析”章節(jié)中講到的大部分工作,都與項目總管有關(guān)。在項目正式啟動之前,項目總管和流程管理部門(有時候是重合的)擔(dān)負著流程優(yōu)化需求分析,及終決定成立哪些項目的任務(wù)。這里我們不再重復(fù)講解。

 計劃控制

作為項目總管,有責(zé)任對所有項目的計劃進行管理。這也是為何我們一再強調(diào)每一個項目立項后,一定要完成《項目計劃書》并交項目總管備案的原因。《項目計劃書》不僅僅是本項目必須的,同時也給項目總管提供了一個很好的計劃管理工具。而且,當(dāng)某項目因為各種原因(比如項目難度超出預(yù)期、公司高層領(lǐng)導(dǎo)要求擴大項目范圍、項目成員突然變更等)導(dǎo)致無法按預(yù)期的計劃完成時,項目經(jīng)理要及時匯報給項目總管,一起討論并完成新的項目計劃。

尤其是當(dāng)所有的項目遭遇資源瓶頸時,比如大部分項目都需要IT開發(fā)資源支持時。在初項目選擇時,項目總管已經(jīng)考慮到各項目對IT開發(fā)資源的需求,并已經(jīng)告訴各項目經(jīng)理對應(yīng)的IT開發(fā)檔期(有點像拍電影)。所以,一旦某些項目有重大變更時,項目總管需再次平衡IT開發(fā)資源,并對相關(guān)項目做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。項目總管一定要告訴各項目經(jīng)理,每一個項目都會影響到總體目標(biāo)的達成,所以,每個項目好都在預(yù)定時間內(nèi)完成,越是能提前完成優(yōu)化需求方案,越能搶先享用有限的IT開發(fā)資源。

 為了及時掌握各項目的進度,項目總管會要求各項目秘書每周匯報項目進度。同時也會定期(比如每兩周)召開一次項目經(jīng)理會議,各項目的進度及遇到的關(guān)鍵性問題進行討論。必要時,項目總管還會參與一些可控度稍低的項目的重要會議,如項目啟動會、優(yōu)化思路討論會、IT方案設(shè)計討論會、上線會議等。當(dāng)個別項目遇到重大問題需要決策時(特別是設(shè)計到職責(zé)調(diào)整或非預(yù)期的重大資源投入),項目總管會代表項目組把需要公司高層決策的問題統(tǒng)一提交給管理改進委員會或公司領(lǐng)導(dǎo)決策。

項目總管對各項目的關(guān)鍵點比較清楚。對各項目的管理,其實核心的還是對各項目關(guān)鍵點的把控。

宣傳造勢

流程優(yōu)化工作同樣需要造勢,以營造追求創(chuàng)新的氛圍及持續(xù)獲得各級領(lǐng)導(dǎo)的支持。為了宣傳效果和步調(diào)一致,我們建議采取多項目整合的方式宣傳。

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