管理文檔的重要性
讓項(xiàng)目主管痛苦的事情莫過(guò)于：當(dāng)一個(gè)重要成員半途離開(kāi)項(xiàng)目組時(shí)，才發(fā)現(xiàn)他根本沒(méi)有留下任何可用的文檔。天下沒(méi)有不散的宴席，項(xiàng)目組的成員也是在動(dòng)態(tài)調(diào)整中，文檔是成員之間交接的重要工具。很多主管很容易陷?quot;重技術(shù)實(shí)現(xiàn)，輕文檔"的誤區(qū)。他們總是認(rèn)為項(xiàng)目實(shí)施時(shí)間緊迫，為了節(jié)省時(shí)間，可以在項(xiàng)目收尾階段突擊寫(xiě)文檔。要是項(xiàng)目周期稍長(zhǎng)，到了后，成員還會(huì)記得清清楚楚每個(gè)實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)嗎？沒(méi)有文檔的項(xiàng)目鐵定是一個(gè)失敗的項(xiàng)目。
從過(guò)程控制的角度看，項(xiàng)目的實(shí)施質(zhì)量控制，重要的是文檔的管理控制。通過(guò)文檔來(lái)顯示表明每個(gè)基線，每個(gè)成員的工作量和完成質(zhì)量，達(dá)到項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)小化。
管理平臺(tái)的重要性
筆者初的幾個(gè)項(xiàng)目都沒(méi)有管理平臺(tái)，所以沒(méi)有量化的概念，管理手段非常落后。去年筆者在公司率先引入了微軟PROJECT2000作為核心的項(xiàng)目管理軟件，并根據(jù)項(xiàng)目的需求，以現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（Network）為基礎(chǔ)，建立了內(nèi)部的INTRANET項(xiàng)目管理平臺(tái)。經(jīng)過(guò)一年多的使用達(dá)到了以下效果：
使用PROJECT2000建立項(xiàng)目計(jì)劃信息共享門(mén)戶，使技術(shù)人員、主管隨時(shí)看到與自己相關(guān)的任務(wù)信息，并通過(guò)建立狀態(tài)報(bào)告，達(dá)到了解技術(shù)人員各自工作完成情況；
利用研發(fā)內(nèi)部網(wǎng)站、電子公告板等共享信息系統(tǒng)，提供有效的信息溝通途徑；
根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃，建立動(dòng)態(tài)提醒機(jī)制；
建立項(xiàng)目數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)(Data)：對(duì)與項(xiàng)目有關(guān)的數(shù)據(jù)和與數(shù)據(jù)有關(guān)的過(guò)程，進(jìn)行有效地管理；
電子文檔管理系統(tǒng)(Document)，對(duì)圖紙、文件、資料等文檔，采用集中管理的方式，進(jìn)行有序地組織，實(shí)現(xiàn)充分的共享和重復(fù)使用，實(shí)現(xiàn)了通過(guò)IE瀏覽器訪問(wèn)項(xiàng)目文檔功能；
建立數(shù)據(jù)記錄體現(xiàn)變更控制記錄，項(xiàng)目文檔記錄。
結(jié)束語(yǔ)
中國(guó)現(xiàn)狀而言，項(xiàng)目管理還是一個(gè)全新的尚待開(kāi)發(fā)的領(lǐng)域，很多項(xiàng)目管理人員和筆者一樣都是在實(shí)踐中不斷摸索和思考。
從現(xiàn)實(shí)來(lái)看，只有那些跨國(guó)公司和國(guó)內(nèi)的大型企業(yè)才對(duì)項(xiàng)目管理提出要求；從教育來(lái)看，項(xiàng)目管理的系統(tǒng)教育基本上是空白，甚至目前中國(guó)還沒(méi)有項(xiàng)目管理這一學(xué)科設(shè)置。同時(shí)，在中國(guó)，你所能夠獲得的有關(guān)項(xiàng)目管理的出版物以及資料都極其有限。
好在國(guó)內(nèi)的教育部門(mén)已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了這個(gè)問(wèn)題，各種PMP的培訓(xùn)班廣告也開(kāi)始出現(xiàn)在各類(lèi)媒體中。那么我們是否都需要這個(gè)一個(gè)證書(shū)呢？
曾記得莊子在《莊子·養(yǎng)生主》中談到的解牛的庖丁，在外人看來(lái)，技藝高超的庖丁解牛時(shí)，一招一式，輕松自如，姿勢(shì)優(yōu)美，其節(jié)奏如美妙音樂(lè)的旋律。而庖丁自己在歷經(jīng)多年的實(shí)踐后，解釋他的高超技藝的境界是："以神遇而不以目視，官欲止而神欲行，依乎天理，批大隙，導(dǎo)大，因其固然?quot;
項(xiàng)目管理還是有"天理"可循，假如有機(jī)會(huì)還是應(yīng)該帶著實(shí)踐中的問(wèn)題多看書(shū)多學(xué)習(xí)，終會(huì)達(dá)到所謂的管理藝術(shù).
