【前言】 IT項目的系統集成，相對于其他行業的項目，更著眼于高新技術的轉化和應用，更強調人的智力在工程中的作用。文章作者與IT打交道十幾年，歷經IT應用系統生命周期的重要階段，以自己的親身經歷描述采購管理。
2008年初，筆首參與了公司開發測試系統集成項目的建設，并擔任該項目的項目經理。本項目的建設是為了妥善處理好公司業務創新、技術進步與可靠技術保障之間的關系，通過 采購一批新的設備，建立獨立的開發與測試環境，并將其與生產環境物理隔離，以實現減少發生技術故障隱患的目的
本次項目采購數額較大，且涉及的設備種類包括網絡、主機、存儲等多種類型和型號。因此為了保證采購的設備滿足開發測試系統需求，盡量降低采購成本，保質保量按時完成系統集成項目，必須合理運用項目管理中的采購管理理論知識，以確保項目采購的順利成功進行。
1制定采購計劃
根據采購管理理論，在采購前必須制定詳盡和實施性強的采購計劃，這樣才能保證采購工作能按計劃順利實施。而在制定采購計劃時，又可以按照以下三個步驟具體實施。
1·1采購分析
在采購分析中，主要對采購可能發生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購評標能力等進行分析比較，并決定是否從單一的供應商或從多個供應商采購所需的全部或部分貨物和服務。采購分析在項目管理節點上，應該是項目規劃和項目方案已經產出，采購需要根據方案做充分采購預算、步驟及順序。
其過程是，分解方案，分解方案任務，列舉采購元素。在這個過程中，分解要細，估算要準，否則采購會出問題;采購不足，或者采購過量，都會帶來麻煩。
在本文項目建設中，筆者首先完成了開發測試系統的詳細設計方案。在設計方案中，我給出了開發測試系統的網絡拓撲結構圖和主機存儲架構圖，明確了系統架構建設的需求。另外，還在設計方案中寫明了結構圖中每一個網絡、主機及存儲設備的詳細配置、性能和功能要求。
事后證明，如果不是當時方案細節分析到位，采購到的產品很可能無法滿足開發測試環境的需要。因此充分的采購分析，是大型項目建設必不可少的，需要做得全面和具體。
1·2合同類型的選擇
當決定需要采購時，合同類型的選擇成為買賣雙方關注的焦點，因為不同的合同類型決定了風險在買方和賣方之間分配。買方的目標是把大的實施風險放在賣方，同時維護對項目經濟、高效執行的獎勵;賣方的目標是把風險降到低，同時使利潤大化。
常見的合同可分為以下5種。不同合同類型適用于不同的情形，買方可根據具體情況進行選擇。一般來說，其適用情況如下:
①成本加成本百分比(CPPC)合同:由于不利于控制成本，目前很少采用;
②成本加固定費用(CPFF)合同:適合于研發項目;
③成本加獎勵費(CPIF)合同:主要用于長期的、硬件開發和試驗要求多的合同;
④固定價格加獎勵費用(FPI)合同:長期的高價值合同;
⑤固定總價(FFP)合同:買方易于控制總成本，風險小;賣方風險大而潛在利潤可能大，因而常用。
在本文項目采購中，為了便于控制總成本，降低合同風險，采用了固定總價的合同。由于本項目為集成項目，成本較為明確，實施時間較短，因此宜采用固定成本合同。
1·3采購計劃編制
根據采購分析的結果和所選擇的合同類型編制采購計劃，說明如何對采購過程進行管理。具體包括:合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應商、編制采購文檔、制定評價標準等
在本文項目采購中，筆者是依據采購分析結果及所選合同類型，制定了采購計劃。該計劃包括以下主要內容:采購內容、采購流程、采購方式、采購時間進度計劃、采購預算等。有了以上具體的采購計劃和實施步驟，接下來需要嚴格執行計劃并將其轉化為現實。
2采購過程管理
2·1詢價
詢價是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業術語叫供方資格確認。獲取信息的渠道有:招標文件、行業刊物、互聯網等媒體、供應商目錄、約定專家擬定可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投標建議書。
招標文件的詢價方式是為通用和可靠的，本文項目采購是采用該詢價方式。招標文件的編寫是一項復雜而細致的基礎工作。其編制質量的好壞直接關系到招標工作能否正常進行，甚至影響授標后能否順利履行合同。
故招標文件的內容應當完整、詳盡，用詞準確嚴謹，避免招標雙方對文件的理解和解釋產生分歧，增加評標工作量，影響招標工作的順利進行。招標文件通常由下列文件組成:
①技術文件:設備、部件及其附件的技術條件和要求;
②商務文件:包括詢價函、報價須知及供貨一攬表、合同基本條件及包裝、運輸等。
招標文件定稿前要反復推敲、審查、修改。對于關鍵件的選用，應在廣泛了解市場及使用情況的基礎上，在招標文件中予以明確設備配套關鍵件的規格型號及供貨廠商。這樣做有利于提高各投標文件的響應性，防止投標文件內容及標價差異過大，從而減少評標工作量。
本次項目采購的招標文件是完全按照上述要求進行編寫的，注明了每一臺采購設備的具體配置和詳細技術要求，并且對供應商的報價、供貨、合同基本條件等作了詳細說明。這項工作耗費了項目組采購階段多的時間和精力，但是這些工作都是非常值得的，它確保了合同采購設備能夠滿足項目實施的所有需求。
2·2供方選擇
這個階段根據既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種:
①合同談判:雙方澄清見解，達成協議。這種方式也叫“議標”;
②加權方法:把定性數據量化，將人的偏見影響降至低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。
綜合評標價法是指以投標價為基礎，將評定各要素按預定的方法換算成相應的價格，在原投標價上增加或扣減該值而形成的評標價格。評標價格低的投標書為優。采購機組、車輛等大型設備時，較多采用這種方法。
評標時，投標價格以外還需考慮的因素和折算為價格的方法，一般包括以下幾個方面。
(1)運輸費用。這部分由招標單位可能支付的額外費用包括運費、保險費和其他費用，如運輸超大件設備需要對道路加寬、橋梁加固所需支出的費用等。換算為評標價格時，可按照運輸部門(鐵路、公路、水運)、保險公司，以及其他有關部門公布的取費標準，計算貨物運抵終目的地將要發生的費用。
(2)交貨期。以招標文件“供貨一覽表”中規定的具體交貨時間作為標準。當投標書中提出的交貨期早于規定時間，一般不給予評標優惠，因為施工還不需要時的提前到貨，不僅不會使項目法人獲得提前收益，反而要增加倉儲管理費和設備保養費。
如果遲于規定的交貨日期，但推遲的時間尚在可以接受的范圍之內，則交貨日期每延遲一個月，按投標價的某一百分比(一般為2%)計算折算價，將其加到投標價上去。
(3)付款條件。投標單位應按照招標文件中規定的付款條件來報價，對不符合規定的投標可視為非響應性投標而予以拒絕。但在訂購大型設備的招標中，如果投標單位在投標致函內提出，若采用不同的付款條件(如增加預付款或前期階段支付款)可降低報價的方案供招標單位選擇時，這一付款要求在評標時也應予以考慮.
