在某些行業（或政府實體），會導致如此大影響的行為和決策可能受到審計、外部審查，或有合法部門介入。
對于決策制定權力，如同項目組合管理的治理結構一樣，生成獲取廣泛討論、協商，和共識的簡單工件是重要的。
這些工件可以采用（尤其）決策權力文檔、一組 RACI 圖，或決策權力矩陣的形式，如圖 2 所示。與圖 1 中的實例一樣，這是從大型計劃工作中抽取的。
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圖 2：樣例決策權矩陣
如您在圖 2 中所見到的，決策權力矩陣將治理結構中每個角色都進行了命名。對每個所列出的角色，指定了許多主要的決策區域。在每個主要的決策區域中，指定了具體的需要的決策或需要的決策的主題。后，對每個需要的決策或主題區域，提供了實際的權力限制（根據決策限定詞進行確定）。
將關于許可權力的討論和協商（以及可能的規章或合法的規定）的結果，如圖 2 所示，減少為一個清晰且（大部分）明確的結構。在項目組合管理實踐的實行中，這樣的簡單工件，可以使那些需要獲得決策（對于該決策的權力在整個治理機制中是既定的）的人很清楚。
項目組合管理是要進行選擇。這些選擇，像應用到組織計劃中一樣，影響（尤其）業務（或機構）成功地達到在企業業務策略（或者使命聲明）中設置的戰略目標的程度。
不管所選擇的技術或工件是什么，關于做出什么決策，以及授權誰來制定（及審查或驗證）決策的明確性，是項目組合管理治理機制中的必要部分。
權力的合法實行
公司和政府實體在組織職能、實體，和角色范圍內授予權力，為了實現組織或機構的目標、業務活動和決策。
在項目組合管理領域內，授予權力為的是確保被提議的計劃以業務和目標的大利益被批準。
更進一步的是，授予項目組合管理的治理權力是為了確保現有的計劃受到戰略戰術的審查，這確保了這些計劃不斷地交付所需要的業務價值和確定的利益（在所期望的大小和時間范圍內），并且確保它們執行并符合商定的計劃和參數。
存在圍繞實行委托權力的限制和可接受的行為。項目組合管理的治理原則集合（早在項目組合管理實踐采用的部分中定義的），對可接受的內容提供了一些指導。整個的公司（或機構）治理政策和原則是權力和決策制定實行過程中可接受（和道德的）行為的定義的另一個來源。
很重要的是，在項目組合管理的治理機制的定義中，規定了可應用的政策、審查的行為，和監督的具體實行的定義及傳播。還必須確定上述行為的職責。這確保了治理和決策制定的實行符合所有的組織政策和原則，也符合所有適用的規章和法律。
確定職能、角色及職責的建立及維持
此關鍵組件（建立并維持職能、角色及職責）聯系著“治理框架或結構”的概念。
在治理框架的環境中，對各種組織實體建模，并且權力和決策制定而言，定義他們互相之間的關系。這是治理框架或結構。此項建模工作由上面提到的執行治理的項目團隊成員來執行。
一旦工作完成，用運作職責和要執行的主要職能的定義來填充治理框架的骨架是有必要的。此項定義工作將確保，成功地將項目組合管理的使用作為組織過程來實現并確保所需的所有工作能夠被確定、分配，并且為控制構建起來。很可能的是，在治理結構中的各種角色和實體在治理采用團隊的成員之間進行了分割。
“建立”和“維持”是職能、角色，和職責支持的兩個獨立的活動類型。下面有解釋和實例。
建立結構的一個實例是項目組合管理的治理結構。作為項目組合管理采用的一部分，我們理解需要治理。我們知道項目組合管理的規程需要管理、監督和控制，以及實行這些的方法。因此作為建立采用工作的一部分，我們定義、驗證并實現治理結構。當完成這步之后，作為組織過程的項目組合管理的采用中的另一個步驟是“建立”。
一旦我們完成了作為組織過程的項目組合管理的采用工作，我們需要做可以維持其持續使用的事情。定義并實現指明治理有效性所需要的量度工作是維持“資產”的一個實例。我們定義這些量度，并且對使用它們達成一致。我們設置政策和工具來收集它們。項目組合管理職能的定期地審閱被收集的并經過分析的量度。
量度分析確定一些不那么有效的運作，或實踐。因此，們定義需要采取的行動，決策被制定，對項目組合管理實施的實踐和用法進行調整。
在調整和變更之后，對不那么有效的運作或實踐的另一種評估將被執行。這一次，量度表示改進。將項目組合管理作為可靠的、有用的和有效的組織過程使用及應用，也是“持續的”。
