軟件項目進行中，項目經理需要與各個層面的人進行大量的溝通，對象可能從程序員直到CEO。作為項目的“指揮官”，項目經理不但要知道項目的整體進展和趨勢，還要知道細節上的難點。某種意義上說，如果“如果3分鐘之內還說不清項目的情況，說明你的管理還不到位”。其實，“說清”的前提是“看清”、“理清”項目各個層面的信息。本文介紹的“三層計劃”管理方法，是神州數碼西安開發基地在實踐中逐步總結和積累的出來的一種分層管理方法，希望對讀者有所幫助
一、“三分鐘”能說清楚項目進展嗎?
項目經理的一個重要任務是要不斷地進行溝通，特別是在很短的時間內說清、或者獲取關于項目執行狀況的信息。
案例：筆者在負責管理神州數碼西安開發基地的時候，公司CEO董其奇先生經常到基地檢查工作，了解項目的進展情況。當時，基地大大小小有好幾十個同時進行的項目，而且分別處于不同的階段，因此每個項目經理一般僅有幾分鐘的時間說明項目進展。
身為高層領導，董其奇一方面要求看到項目的宏觀進展和趨勢，另一方面還非常關注細節，甚至可能問到類似“某人某天在做什么?他遇到了什么困難”這樣的問題。這樣的匯報方式項目經理非常不適應，特別是那些管理著上百人的項目經理尤其感覺“頭疼”。
老實說，剛開始筆者本人也覺得這樣的要求過于苛刻。為了提高溝通效率，曾經把解決問題的關鍵放在了提高項目經理的溝通技巧上，包括統一的匯報模板、演講技能培訓，但是效果有限。
原因很簡單，雖然表達能力達到了很大的改進，但是一旦被問及很多執行層面的具體問題時，項目經理仍不能準確提供信息。而領導的想法也非常有道理，如果一個項目經理不能說出問題出在那個“點”上，又怎么采取正確的措施控制好項目呢?也是說，“如果你幾分鐘之內還說不清項目的情況，說明你的管理還不到位”
仔細想想領導的話，“說不清楚”的原因其實不是表達能力的問題，而是不知道該從那個層面上進行溝通問題;更深一層，是一個項目經理不知道該在那個層面(或者那幾個層面上)管理項目。
二、怎樣才能從“全局”看到“個體”?
項目管理的核心是計劃，而計劃是有層次的。舉個簡單的例子，很多項目一開始會有一個“主計劃”(神州數碼內部稱之為高層計劃)，并得到客戶和公司高層的認可，輕易不能更改。而各個項目小組需要據此制定一套自己的詳細的計劃。理論上，可以逐層把計劃分解到每個人每天做什么這樣詳細的程度，但在大項目中這樣做有很大的困難，原因之一是軟件項目的“不確定性”。
我們知道，軟件項目的周期一般比較長，過程中項目的需求、功能甚至目標都可能變化;其次，各種突發事件、項目問題、各種變更，都能導致計劃在執行中的變動;第三，開發人員的個體能動性、情緒對項目的進展也有直接的影響，基于預測的估算本身有誤差。在這樣的情況下，試圖將計劃分解“每人每天”做什么，一方面計劃會龐大無比，另外也缺乏實際指導意義。因為，想將“3個月后某人某天在干什么都能夠清晰計劃出來”的計劃，基本上是在試圖精確預測未來;實際執行中，項目經理可能將所有時間都放在計劃上的維護上，也難以跟上“變化”。
其實，一個大型項目好比一場戰役，計劃好比是作戰地圖，項目經理好比是指揮官。制定作戰計劃時，指揮官要對全局進行考慮，在地圖上說明每個團的作戰任務，之后每個團再確定下屬各連隊的戰斗任務。作戰中，情況經常變化，團長為了完成任務可以調整連隊的部署，連隊也要動態指揮單兵作戰。而指揮官首先需要戰場全局的態勢，然后才會關注哪個團沒有完成任務，進一步聚焦到某個“英雄連”的戰斗情況，或者某個“尖刀班”突擊進展。
與此類似，項目大了之后，如果項目經理仍試圖在一張地圖中標注每個單兵的任務，會使得地圖秘密麻麻、極其繁雜，不但無法執行，而且也看不出戰局的整體態勢。因此，“說不清”的核心問題在于缺乏系統的方法分層計劃、分層管理。
“怎樣劃分層次?何時進行細化?怎樣進行管理?”才能保證項目經理從全局到個體都能看清楚呢?結合國外同行的先進經驗，西安開發基地通過實踐逐步形成了一套“三層計劃”的管理方法，其核心是：
1.將項目計劃分成高層計劃、中層計劃、底層計劃三個層次，分別對應項目組、小組和個人的管理結構;
2. 采用滾動更新、分段制定的方法，隨著工作的進行逐步細化計劃;每層計劃的細化頻率和顆粒度要求不同
3. 采用白板記錄和更新底層計劃，動態跟蹤每個人的工作任務完成情況，逐層向上匯總并確定項目的整體狀況
通過這種方法，項目經理可以看到項目的當前狀況和整體趨勢，還可以逐級向下追蹤，直到發現有問題的“點”。
三、三層計劃的管理框架
對應于一般的軟件開發項目的組織結構，“項目計劃”一般可以分為三個層次：高層計劃，中層計劃和底層計劃。西安開發基地使用的三層計劃的管理框架參見圖 1所示。區分不同層次的原則，一是對于不同層面管理的顆粒度要求不同，二是對于不同的溝通對象、溝通的信息層面不同。但無論從哪個層面的計劃，都必須回答的核心問題是：“現在進展如何”，“下面將會怎樣”。
圖 1：三層計劃框架
