深圳北站綜合交通樞紐配套工程項目開標時間為2010年 5 月 11 日10時00分,標書要求西廣場工程、新區(qū)大道改造工程、致遠中路、玉龍路及留仙大道在2010年12月30開通,東廣場工程、上塘路在2011年6月30日開通。仔細看一下項目工作內(nèi)容,一共20幾個系統(tǒng),供應(yīng)商超過50個,僅僅從溝通的角度,可以斷定,此項目根本不可能按時完工。
后,西廣場不得不拖延到2011年6月30日完工
項目溝通管理的原則是雙贏,項目溝通管理的基礎(chǔ)是項目干系人的識別,項目干系人的識別依賴于對項目、企業(yè)組織架構(gòu)、行業(yè)運營模式、當?shù)仫L(fēng)俗習(xí)慣、相關(guān)法律等因素進行充分的了解。舉個例子,我在海外工作期間,經(jīng)常聽說公司在某個由于加班而被起訴,是因為公司當?shù)刎撠?zé)人不去了解當?shù)氐膭趧臃āN以谟∧岬臅r候,手里有一本完整印尼勞動法,而且還經(jīng)常向本地人請教相關(guān)勞動法新政策、新法規(guī)。
從上面的兩個案例來看,在項目的整個過程中,會存在以下幾種溝通:
與業(yè)主的溝通
與分包商/供應(yīng)商的溝通
與職能部門的溝通
與其他項目干系人的溝通,例如政府部門、勞務(wù)公司等
按重要性分類,我們可以劃分為:
常規(guī)干系人:業(yè)主、總部、供應(yīng)商、分包商等
特殊干系人:各級政府官員,職員,當?shù)鼐用?如安全保衛(wèi),法律,勞務(wù)部門)
關(guān)鍵干系人:業(yè)主,項目贊助人,項目組核心成員
在項目的不同階段,你所面臨的溝通對象也是不同的,例如在項目投標、項目設(shè)計、項目建設(shè)與項目驗收這幾個階段,你面臨的業(yè)主可能分別是招標部、合同管理部、計劃部、建設(shè)部與運營部等,根據(jù)行業(yè)的不同,業(yè)主的機構(gòu)設(shè)置也會有所區(qū)別。
項目溝通管理的重點包括及時通報項目進展、迅速解決項目瓶頸、正確識別項目干系人和使用適宜的溝通策略與技巧。讓項目干系人及時獲知項目的新進展,這是一個項目經(jīng)理起碼的工作,可是很多項目經(jīng)理只是悶著頭干活,做了什么,明天要做什么,沒有人知道。一旦遇到緊急情況,即使有人想幫你,也不知道從哪里著手。項目在執(zhí)行過程中,難免遇到這樣或那樣的問題,出現(xiàn)問題不可怕,怕怕沒有人去關(guān)注、去解決。項目一定要有良好的問題升級機制,不同級別的問題要對應(yīng)不同級別的授權(quán)人物,根據(jù)問題的嚴重等級,及時升級到相關(guān)人員,讓相關(guān)人員迅速做出反應(yīng),這樣才能讓問題得到及時的控制,終得到有效的解決。每一個項目都是不同的,你所面臨的溝通對象更是千差萬別,只有具體情況具體分析,在策略與技巧這個層面,沒有通用的原則。張三喜歡NBA,李四可能喜歡陶瓷,如果不能投其所好,可能事倍功半,甚至一事無成。
如何對項目干系人進行有效分析,這是項目溝通管理的一個難點。你可以借助諸如哈維麥凱客戶關(guān)系法則之類的工具,我在簽訂印尼Indosat維保項目的時候,頗為受益。我司只有295個基站,合同額達到97萬美元,而諾基亞一共有1600多個基站,合同額僅僅為85萬美元,而我編寫的維保方案更是成為了Indosat的內(nèi)部標準。