5、評估企業項目管理改進的起點;
企業管理的改進也是循序汽車進的,主要從這樣幾個因素來考慮:
A、企業的不同發展時期。初創企業講的是生存,而進入了穩定期有了一定規模之后,需要考慮發展問題,這個時候需要考慮如何構建企業管理體系,如何通過制度來管理了。
B、管理的成本。管理是需要成本的,同時管理也是為了降低成本,增加盈利的。管理越復雜,在管理上的投入越大,管理的成本也越高。因此對于一個企業來講,管理本身不是目的,通過一定的管理來降低由于管理不力所帶來的成本者目的。
C、管理本身也是一種技術,也有其自身規律,不能盲目高宇管理的改進目標。
D、設市場變化的影響。
企業中項目管理也受到上述各個因素的影響,一般而言項目管理的水平可以分為三個不同的階段,第一階段管理項目范圍、項目工期,進行任務跟蹤得到實際進度;第二階段是關注資源分配,跟蹤人力資源實際工時;第三階段則是制定項目預算與項目計劃,然后通過資源單價來核定實際成本,終得到項目的實際成本,達到量化考核的目的。
每個階段所需要的改進時間,與企業以往的積累有關。如果些企業已經在制度、人員、工具方面有了一定基礎,則可以將這積累作為改進的參考數據,在實現量化管理時直接使用歷史數據。但如果沒有這些數據,則需要進行一定的積累。
6、制定企業中項目管理的流程和制度;
“沒有理論依據的制度是不成功的,沒有實施方法的制度是不可行的,沒有工具支持的制度是不高效的”,在制度的建立與改進過程中,理論、方法、工具三者缺一不可,而且三者是有一次序的。
A、制定企業級項目管理制度:從產品、項目、資源三個角度出發制定項目的制度,保證IPO的要求,這些制度之間形成明確的輸入、輸出銜接配合。
B、項目管理制度只是“基本法”,只規定普遍性的問題,各種具體問題的解決方法可能還是需要由項目經理在項目現場做出決策;而且項目管理制度只能是為項目成功提升必要條件,而非充分條件。畢竟“制度是死的,人是活的”。
7、全方位培養項目管理隊伍;
項目經理是項目管理體系中活躍的管理者,也是核心工作單元,在企業級的項目管理體系中,不僅僅需要規定項目經理的責任,更要強調企業中各個相關方面的配合。還需要涉及到企業的決策者、企業管理者、產品經理、資源經理、應用領域專家、項目組成員等不同角色。
對于項目管理人員的培訓,也需要分別覆蓋上述角色。有些企業設有專門的項目管理辦公室(PMO)與項目總監,需要擔任相應的職責。
8、建立企業級項目管理信息系統:無須多言,項目管理的效率提升需要通過工具來實現,而企業級的項目管理信息系統需要這樣的工具。
(03)-構建企業級PMO
項目管理辦公室(PMO)已經成為各類企業中專職的項目管理機構的通稱。由于項目管理辦公室在產品、項目、資源三條管理主線上的分布位置不同,其類型也不盡相同:
1、項目中的PMO:在一些大型項目中,由于項目內容非常復雜,各參與方之間協調溝通的難度比較高,而且內部還可能會進一步劃分成若干個子項目,各個子項目之間也需要大量的溝通、協調工作。為了保證項目整體的管理和決策,會由各個相關方共同成立一個PMO,這種情況針對具體項目的PMO需要獨立成立,項目結束之后隨之撤銷。這類的PMO只必于項目管理線上,對具體項目負責,不屬于企業級管理的范疇。
2、部門級的PMO:在一些企業的某些部門(如軟件企業的實施部門),也會建立PMO,管理本部門的多個項目,這種PMO主要是為部門服務的,進行多項目管理,其管理范圍是在部門內,不能超出部門的職責范圍。在很多方面的管理上,必須遵守企業其它管理部門所制定的規章制度,主要的目的還是為了協助管理好部門內的各個項目,做一些跨項目協調的工作,進行多項目管理。這已經涉及到了產品管理和資源管理,但還是分布在項目管理線上,還不能算是企業級的。
3、企業級的PMO:在企業中是一個相對獨立的管理部門,主要負責企業中項目相關的管理工作,除了要對企業中的多個項目進行跟蹤、在項目間協調資源,還要考慮企業的項目管理體系建設。例如:企業的項目管理制度和流程的制定、項目經理隊伍的培養、企業級項目管理信息系統的管理等。從整體上提高企業中項目的績效,為項目的管理建立外部環境,而且一般還會負責多項目的項目組合管理,對企業面臨的眾多項目排定優先級來進行選擇,以保證項目的選擇與企業的戰略一致。這樣的PMO能夠在不同程度上對產品管理、項目管理和資源管理產生影響,其位置處于三條管理線的交匯處。
本文中重點討論的方向也是“企業級PMO”,在項目管理三角形中,提示了項目的范圍、時間、成本、質量四者之間的關系。其中任何一個因素的變動,都必然會導致其它因素的變化,因此這個企業級的大項目所涉及的所有因素,都應該是這個PMO的管理內容。也是說企業級的PMO應該是職能全面與綜合的,必須能夠對相互影響的各種關聯因素做出綜合分析與決策。如果影響項目進程的某些因素不在其管理范圍之內,那將會大大削弱PMO的整體協調能力。
雖然PMO核心是要管理項目,但不能因此而將自己局限在項目過程本身。PMO實際上是企業的三條管理線的交點,所以,除了關注企業的項目過程管理之外,還要關注企業的資源管理,甚至是企業的產品管理。因為項目不是孤立的,產品管理和資源管理的規范和要求,也會影響到項目過程。