其次,確定解決方案。
這個項目的難點在于對業務的理解和把握上,既要考慮到現有的業務流程的實現,也要兼顧到對業務流程的優化,既要符合基層用戶的習慣,也要滿足高層領導的管理和分析的需要;另外,因為已經有過一次失敗的經歷,為了增強用戶的信心和重塑開發部的信譽,一定要盡量降低項目的風險,保證成功上線。因此,選擇一個合適的解決方案至關重要。
在設計上,Sam采用了靈活的審批流設計和簡潔的界面風格;在技術上,Sam決定放棄剛剛引進、還沒有成功應用的新技術,而選擇了成熟的、已經廣泛實施的現有技術架構,這樣既降低了技術風險也便于實現代碼重用。
再次,充分的需求分析。
由于現有業務流程的混亂,在項目初期,恐怕沒有人能夠提出一份全面細致的業務需求,而且市場部(尤其是分公司)的市場人員對信息系統的認識和接受能力普遍比較差。因此,為了能夠充分了解業務需求,加強與用戶的溝通和交流,Sam決定在需求分析階段通過建立系統原型來配合需求的收集和分析。
通過系統原型的建立,可以將空泛的業務流程具體化、形象化,使其更加直觀地展現在用戶面前,讓用戶可以親身感受到系統上線之后會給自己的工作所帶來的改變,并逐步培養他們使用系統的習慣,以及使用系統來解決實際問題的能力。既便于全面收集各方的需求,也為系統的順利實施奠定了基礎。
然后,選擇生命周期模型。
需求分析階段的系統原型,因為采用的是成熟的技術架構,故而可以將其一直迭代到代碼開發階段,直至系統交付,所以采用“迭代原型法”的開發模式是恰當的選擇。
采用“迭代原型法”的開發模式具有很明顯的優勢,可以盡量在項目早期發現問題,降低項目后期發生需求變更的風險。
不過,它也有一個缺點,在原型迭代的過程中,開發人員很容易陷入對細節的無止境的糾纏當中,從而導致需求蔓延和需求“鍍金”。在這一點上,Sam提醒自己一定要注意對項目的管理,定期進行檢查點回顧,時刻注意檢查項目進度,一旦發現“蔓延”的趨勢必須及時修正,保證主要功能和流程的開發進度,將風險消滅在萌芽狀態。
后,循序漸進地實施項目。
為了保證系統終能夠成功上線,必須注意實施過程中所采取的方法和步驟。
費用管理的業務涉及到總部市場和所有的分公司,系統的終用戶遍布,而且人員眾多,水平參差不齊,因此想要在所有分公司一次性同時上線,幾乎是不可能的。
比較合理的方式是,首先在總部市場和北京分公司做試點,因為他們與開發部在同一個辦公地點,并且用戶的計算機水平也相對比較高,培訓和調試的成本比較低。等到系統穩定運行一個月以后,再向推廣,屆時有了總部和北京分公司的成功經驗,可以達到以點帶面的示范效果,將會大大降低實施風險
詭道
以上都是在項目進行過程中必須要考慮和解決的問題,都是光明正大的措施和手段。但是,除了要做到以上這幾點之外,作為一名項目經理,在管理這樣一個復雜的,容易反復的,而且曾經有過失敗經歷的項目時,Sam還需要一些無傷大雅的“陰謀詭計”來保證項目的順利進行,正所謂,“兵者,詭道也”。簡單點說,是以下幾點。
項目初期,以用戶為中心
項目初期,用戶剛剛開始接觸系統原型,系統的界面風格、操作模式、按鈕設置等是用戶直觀的感受,尤其是對于以前沒有使用過信息系統的市場人員來說,這些操作層面的簡便性、易用性將直接影響到他們對系統的感受。
在這一時期,為了讓用戶能夠比較容易接受,項目經理要盡量按用戶的習慣來設計和修改,在這些特性上可以做出大程度的妥協,只求能讓用戶慢慢習慣使用系統即可。
項目中期,樹立項目經理的專業權威