項目管理是基于現代管理學基礎之上的一種新興的管理學科，它把企業管理中的財務控制、人才資源管理、風險控制、質量管理、信息技術管理（溝通管理）、采購管理等有效的進行整合，以達到高效、高質、低成本的完成企業內部各項工作或項目的目的。項目管理目前已成為續MBA之后的一種"黃金職業"。
隨著IT行業的發展，IT行業內的項目拓展和投資比比皆是。為了提高項目管理水平，贏得市場競爭，特別是在加入WTO后在國內、國際市場上擁有與國際接軌的項目管理人才，越來越多的業界人士正通過不同的方式參加項目管理培訓并力爭獲得世界上權威的職業項目經理（PMP）資格認證。同時，大部分的IT行業項目管理人士正嘗試使用項目管理軟件對自己的項目進行輔助管理，為了方便大家的使用，現對項目管理作一簡要介紹。
目前市場上項目管理軟件種類較多，具有代表性的為微軟項目管理軟件2000，但大多以美國項目管理協會（PMI）的項目管理理論為基礎，在使用過程中要注意以下內容：
一、 項目管理軟件特征
1． 預算及成本控制
大部分項目管理軟件系統都可以用來獲得項目中各項活動、資源的有關情況。人員的工資可以按小時、加班或一次性來計算，也可以具體明確到期支付日；對于原材料，可以確定一次性或持續成本；對各種材料，可以設立相應的會計和預算代碼。另外，還可以利用用戶自定義公式來運行成本函數。大部分軟件程序都應用這一信息來幫助計算項目成本，在項目過程中跟蹤費用。項目過程中，隨時可以單個資源、團隊資源或整個項目的實際成本與預算成本進行對比分析，在計劃和匯報工作中都要用到這一信息。大多數軟件程序可以隨時顯示并打印出每項任務、每種資源（人員、機器等）或整個項目的費用情況。
2． 日程表
日程表程序主要用來對項目中各個單項資源或一組資源確定工作時間。可以用這些日程表計算出項目的進度計劃。大部分系統軟件都對基本工作時間設置一個默認值，比如星期一到星期五，早上8點到下午5點，中間有一小時的午餐時間。對于各個單項資源或一組資源，可以修改此日程表。例如：修改上、下班時間，按非工作時間輸入公司假期，輸入各種換班（白天、夜晚），包括節假日以及數量單位（小時、天、周）。匯報工作進程時要用到這些日程表，它通常可以根據每個單項資源按天、周或月打印出來，或者將整個項目的日程打印成一份全面的，可能有墻壁大的項目日程表。
3． 電子郵件
一些項目管理軟件程序的共同特征是可以通過電子郵件發送項目信息。這一功能使得用戶不必通過打印機或屏幕顯示，直接從電子郵件中獲得信息。通過電子郵件，項目團隊成員可以了解重大變化，比如新的項目計劃或進度計劃，可以掌握當前的項目工作情況，也可以發出各種業務表格。
4． 圖形
對于有大量活動事項的項目工程，人工制出一份甘特圖或網絡圖，或人工進行修改制圖是一件極其乏味而又容易出錯的工作。當前項目管理軟件的一個突出的特點是能在新數據資料的基礎上簡便、迅速地制作各種圖表，包括甘特圖及網絡圖。有了基準計劃后，任何修改可以輕易地輸入到系統中，圖表自動會反映出這些改變。項目管理軟件可以將甘特圖中的任務連接起來，顯示出工作流程。特別是用戶可以僅用一個命令在甘特圖和網絡圖之間來回轉換顯示。另外，圖形和表格通常有以下功能供用戶使用：
. 進行任務和關系的交互式操作處理。例如，通過圖表連接任務，改變優先關系或通過擴展活動持續顯示功能來改變活動持續時間。
. 定制格式，例如圖形大小、標題、顏色、字型以及文件布局。
. 顯示任務或成本的基準對照表。
. 突出關鍵路徑，顯示出任何活動的延緩。
. 放大或縮小顯示圖像。
5． 轉入/轉出資料
許多項目管理軟件包允許用戶從其他應用程序，比如文字處理、電子表格以及數據庫程序中獲得信息。為項目管理軟件輸入信息的過程叫做轉入。例如，你只需在需要時轉入某個電子表格的信息可以了，而大可不必將電子表格中有關人員或機器的成本信息重新鍵入項目管理軟件程序，而且這樣還可能會輸入相互沖突或錯誤的資料。同樣地，常常也要把你的項目管理軟件的一些信息輸入到這些應用程序中去。發出信息的過程叫做轉出。例如，可能要把對某一承包商的進度計劃報告轉出到文字處理備注文件中。
絕大部分項目管理軟件程序允許把標準ASCⅡ碼中的信息文件從Windows Clipboard轉出到SQL database， Lotus， Excel， Microsoft Project Exchange， OLE client/server， DDE client/server 以及一些其他系統中。
6． 處理多個項目及子項目
有些項目規模很大，需要分成較小的任務集合或子項目。另一種情況是經驗豐富的項目經理同時管理好幾個項目，而且，團隊成員也同時為多個項目工作，在多個項目中分派工作時間。在這種情況下，大部分項目管理軟件程序能提供幫助。它們通常可以將多個項目儲存在不同文件里，這些文件相互連接。項目管理軟件也能在同一個文件中儲存多個項目，同時處理幾百個甚至幾千個項目，并繪制出甘特圖和網絡圖。
