3.2 溝通是一種期望
在項目管理中，項目不同干系人是有不同的溝通需要的。
項目組成員在具體的工作安排中他想明白那個職位是否符合他的意愿等等，上級要了解接收者的期望，向下屬傳達工作安排的同時還要了解他的意愿取向的問題，再采取相應的方法，調起其在工作上的熱情，從而促使其在工作的高效付出，在項目管理中如讓下屬有反抗情緒的產生或者低效的工作，則是一個項目經理在溝通上不得法的一個失敗實例。因此制定一個協調的溝通計劃更為重要了。
而項目經理的上級和客戶更加關心是進度的問題：時間是否會延期、是否要添加成本、質量是否有保障等等。這對于項目經理來說，應即時的反饋這些時間，特別是將會有延期、將添加項目成本、質量將會有問題的苗頭等等，更加必須提早匯報，使項目經理的上級和客戶能及時并適時調整工作計劃。
3.3 溝通產生要求
溝通是雙向的，溝通必須能夠符合接收者的利益，那樣才有說服力。這要求雙方都要有良好的溝通方式，特別是良好的溝通又能達到雙贏的目的，一致的溝通有助于組織促進項目更新。
口頭的溝通能力同時似乎又是職位提升的關鍵因素。于是，溝通又必然的產生要求，比如：職位上成功，項目的早日完成，對問題作出恰當的回應，小到假期薪金等等都要溝通來達到目的。
3.4 信息不是溝通
當前是信息時代，必須分清哪些是溝通哪些是信息，對于用于溝通的信息必須明確簡練、醒目，避免沉沒于信息之海中。
信息也可用于溝通，但信息過于的生搬硬套，一個文字性的文件是并不能起到溝通的作用的，在項目中，項目經理并不是想集中于信息中而是想了解項目里工作的人員，并與之建立起相互信任的關系。而有效的發送信息，只能是依賴于項目經理和項目組成員的良好的溝通技能。
我們現在能通過上面的四個法則來進行有效的溝通，達到保證管理中信息有效傳達的目的了。
4 實施情況報告
實施情況報告一般有三種形式：定期報告，階段審查，緊急報告。
定期報告：是在某一特定的時間內將所完成的工作量向上級匯報。在實際的項目管理中項目人員對項目經理按周報告，對于客戶和項目經理的直接上級是按階段或月進行統一的進展報告，從項目管理上講，項目定期報告的主要內容包括：當前是什么狀態？在什么階段？進度完成情況？當前有什么問題請上級（用戶）協助解決？下周（下階段或下月）的計劃是什么等等。
階段評審：在項目進行到重要的階段或里程碑似的項目發展階段，要進行階段評審。階段評審的意義在于評審當前的項目情況，迫使人們對其工作負責；階段評審可以提前發現問題，提前將問題解決在初期階段。不過階段評審也是容易產生爭執的地方，這主要是針對于問題嚴重性的定級，項目經理或項目管理委員會必須在全面了解項目發展進展的情況下及時找到問題的重點，從而事論事的解決問題的真正癥結所在，并進行后面的項目。
緊急報告：在出現意外情況下，進行緊急報告。緊急報告包括以下內容：當前發現的問題，相關影響，需如何解決（動用什么資源），問題緊迫性（必須什么時間內進行反饋）。
在實際的項目管理過程中，質量管理的質量保證部門也將進行質量審計，按階段提交質量審計報告。
項目干系人接到實施情況報告后也應即時的進行反饋，明確報告已經成功接收到。并讓項目干系人一道解決執行中的問題。
5 管理收尾
5.1 項目客戶驗收
項目收尾期間客戶將根據合同對項目進行驗收，一般是對終成果《軟件系統》，項目文檔《操作手冊》、《安裝手冊》、《軟件光盤》、《維護計劃》或《維護手冊》進行驗收，雙方將產生雙方《項目開發總結報告》及《項目總結會議備忘錄》不同的人都有不同的見解，這些報告都是極好的資源，對未來項目的平穩運行有很大的幫助。
5.2 過程文件歸檔
項目組內部將對項目過程中的計劃、需求、設計、源代碼、變更、會議紀要、客戶信件等文檔整理歸檔，為以后的查詢及參考作為一定的依據。項目檔案常常在結束多年以后還有用，良好的項目檔案能為當前的項目節省時間和金錢，有時還能對組織進行審計等快速提供有價值的信息。
5.3 項目總結
很多項目沒有能進行很好的總結，推脫的理由有項目總結時項目人員已經不足/不全、現在有新的項目要接沒有時間、寫了沒人看等等。這些理由全不是正確的，無論如何也要進行總結，只能總結當前，才能提高以后。
項目的成員應當在項目完成后，為取得的經驗和教訓寫一《項目總結報告》，總結在本項目中哪些方法和事情使項目進行的更好、哪些為項目制造了麻煩、以后應在項目中避免什么情況、那些事情應在后面的項目中堅持等等。為以后的項目人員更好的工作提供一個極好的資源和依據。
