8、未考慮不可預見事件發生造成的影響
假設、約束、風險等考慮“不周”造成項目進度計劃中未考慮一些不可預見的事件發生。例如軟件開發項目還會因為項目資源特別是人力資源缺乏、人員生病、人員離職、項目團隊成員臨時有其他更緊急的任務造成人員流動等不可預見的事件對項目的進度控制造成影響(即項目按時完成是基于如下假設:人力資源不會缺乏、人員不會生病、人員不會流動)。企業環境、社會環境、天災人禍等事件對項目的進度控制造成影響。對項目的假設條件、約束條件、風險及其對策等對于進度的影響在項目計劃要進行充分的考慮,在項目進展過程中也要不斷地重新考慮有沒有新的情況,新的假設條件、約束條件、潛在風險會影響項目的進度。假設是通過努力可以直接解決的問題,而這些問題是一定要解決才能保證項目按計劃完成;約束一般是難以解決的問題,但可以通過其他途徑回避或彌補、取舍,如犧牲進度、質量等等;假設與約束是針對比較明確會出現的情況,如果問題的出現具有不確定性,則應該在風險分析中列出,分析其出現的可能性、造成的影響、采取的措施。實際上像沒有考慮人的疾病、人員流動這些情況本身也不是什么問題,因為任何人都不可能把所有以外的情況都考慮完整,實際上也沒有必要。但有些諸如下班或節假日的加班時間都被安排用于項目工作的情況會造成更多的項目不確定性。在可能的情況下當然要對所有可能情況都做到有備無患,但是有的時候也要冒一定的風險,同時對于風險的防范也需要考慮如果防范的成本大于風險本身造成的損失和影響,則這種防范是沒有必要的。
9、程序員方面的因素對進度的影響
程序員方面有兩種常見的心態影響了進度的控制:一是技術完美主義、二是自尊心。
技術完美主義的常見現象是,有些程序員由于進度壓力、經驗等方面的原因,會匆忙先做編碼等具體的事情,等做到一定程度后會想到一些更好的構思,或者看到一些更好的技術的介紹,或者是覺得外部構架可以更加美化,或者是覺得內部構架可以更加優化,這樣他們會私下或公開對軟件進行調整,去嘗試一下新的技術。而是否使用這些新的技術對完成項目本身的目標并沒有影響,相反可能帶來不確定的隱患。這種做法不是以用戶的需求為本、或以項目團隊的總體目標為本,可能對軟件開發進度造成較大的影響。
自尊心的常見想象是,有些程序員在遇到一些自己無法解決的問題時,傾向于靠自己摸索,而不愿去問周圍那些經驗更為豐富的人。有些人也許會通過聊天室等方式匿名地向別人求教。如果運氣好會很快地解決,否則要花很多實踐摸索。而如果向周圍的人求教,可能摸索幾天的問題別人早解決了。
10、未考慮軟件開發過程的循環、迭代特性
對軟件開發的各個過程分類過于精細,制定進度計劃時各項工作過于緊湊、沒有彈性,造成的后果是,定期提交項目進度階段報告的制度只有在表面上起到效果,按照計劃的時間表提交階段成果也只是在表面上起到效果。因為“上有政策、下有對策”,強行的規定會使人產生一些錯誤的認識:如在項目計劃中“規定”某個時間只能做某某類別的事情,那么嚴格執行的后果是編碼階段不能修改文檔;另外錯誤的“里程碑”概念可能會使大家輕易地相信上一個階段的工作成果都是“通過評審”終定稿了,而實際上可能只是因為時間到了該提交的人提交、該評審的人評審了。如果上下階段是不同的人根本不會去檢查其中是否還有錯誤;如果上下階段是同一個人,可能非正式地修改上一階段的錯誤,但占用的時間和精力卻是下一階段的,并且這樣的修改時沒有記錄的。這樣關于階段進度控制的措施實際上只是在表面上有效。為普遍的情況是,用戶在合同中限定了提交軟件系統的時間,實際上這個時間對完成項目任務來說是遠遠不夠的,但計劃只能按照合同來進行,所以要不用戶讓步,要不只能按照時間的約定提交實際上還未完成的軟件系統,完成系統的安裝,但這時候的“完成階段任務”只是一個表面現象,系統雖然安裝了,但可能是沒有經過嚴格徹底測試的,也可能是只完成了部分的功能,省略了某些功能,有些是整塊功能省略,有的是省略了某些功能的某個過程,如數據錄入里面隱含的數據錄入前缺省值設置、數據錄入檢驗等功能,而是實現了比較粗糙的功能。這樣,系統交付并不意味著項目的完成,而在項目交付之后還要花更多的時間。
11、其他因素
以上這些因素是影響項目進度的幾個主要方面,除此之外還有很多其他的影響因素。其實主要的因素還是人的因素,這里的人包括所有與項目相關的人。項目經理的素質、管理者的水平、用戶的因素、項目成員的因素等等,都會對項目進度造成影響,這是因為由于軟件開發的特性。因為篇幅有限無法一一列舉,只能在此分析一些常見的因素。
不可否認,軟件開發項目進度可控性還是帶有一定運氣成分的。特別是需要用戶配合的那些軟件開發項目,其可控性與用戶的成熟度、軟件應用領域的成熟程度和行業標準規范的完備程度有很大關系。關于可控性方面會涉及到一些與客戶打交道經驗,雖然我們說,顧客是上帝、以顧客為中心,但并不是說我們要把主導權交給他們,而關鍵是我們如何去主導、引導、把握。因此,項目控制的好壞與相關人員人際關系方面的經驗也有關系。
盡管存在很多不可控的因素,我們的任務是首先分清哪些是可以控制的,哪些是我們不能控制的。項目經理一是要盡量擴大可控的領域,減少不可控的領域,二是不要在“不可控”上花太多時間,而是多花一些時間把可控的工作控制好,做好防范措施,減輕不可控因素對項目進度的影響。
項目進入實施階段后,項目經理的幾乎所有的活動都是圍繞進度展開的。進度控制的目標與成本控制的目標和質量控制的目標是對立統一的關系。項目的進度、質量和成本構成一個相互制約的三角關系,需要項目經理去平衡。
二、項目進度控制的目的
項目進度控制和監督的目的是:增強項目進度的透明度,以便當項目進展與項目計劃出現嚴重偏差時可以采取適當的糾正或預防措施。已經歸檔和發布的項目計劃是項目控制和監督中活動、溝通、采取糾正和預防措施的基礎。
1、根據計劃進行監控
項目控制的第一個目的是根據計劃對項目的各項活動進行監控,即根據已經制定并取得共識的軟件開發項目計劃來監控項目的實際表現和進度。為此應該根據項目計劃來監控項目計劃參數的實際值,這些參數包括進度表、項目成本、工作量、工作產品和任務的屬性、使用的資源、項目成員的知識和技能;根據項目計劃來監控項目團隊所作的承諾是否已經或可能兌現、原來的確定的風險是否可以避免或減少損失,是否有新的風險出現;根據項目計劃來收集、管理、使用項目數據;根據計劃監督項目干系人的參與情況,監控各項任務承擔人的參與活動;定期進行必要的進度評審,確定項目是否存在重大偏差、跟蹤變更請求和問題報告直到變更或問題得到解決;在項目的里程碑對項目的成果進行評審。
2、管理糾正和預防措施
項目控制的另外一個目的是管理糾正和預防措施,即當項目進度或者結果已經或即將與計劃有嚴重偏差時,對需要采取的糾正或預防措施進行管理。為此應當收集并且分析項目進行中可能存在的問題,并以此確定解決這些問題的糾正或預防措施;對已經確定的問題采取糾正和預防措施;監控要實施的糾正和預防措施,分析措施采取以后的結果,判斷這些措施的有效性,確定和記錄糾正與計劃結果存在偏差的問題而采取的必要且合適的措施。
項目執行過程中僅僅靠初建立的一份“完善”的基準計劃是不夠的,好的計劃也未必會一直有效。根據項目任務漸進明晰的特點,特別是軟件開發項目的特點,在項目進行過程中,肯定需要在適當和必要的時候對項目進行變更控制,這種控制過程包括定期搜集有關項目進展情況的信息,把實際進展情況與計劃進展情況進行對比;如果實際進展情況比計劃進展情況有差距,或可能會有差距,應當采取糾正或預防措施。變更控制應當在項目期間定期進行,這里所說的變更控制不一定要進行真正的變更,而是說要定期對變更進行控制。
如果在項目生命周期內的某一時間點,把實際進度與計劃中約定的進度相比對,顯示出項目已經延誤或即將延誤、超出預算目標或不符合質量要求,必須采取糾正或預防措施使項目回到正軌上來,重新符合計劃的安排要求。在已做出執行糾正或預防措施的決定之前,應評估一下糾正與預防措施的有效性和無副作用性,以確保糾正措施使項目回到項目的工作范圍、時間和預算約束內,并對項目的其他目標不會造成太大的影響。