“不做計劃的人注定要失敗。” ——匿名
“把計劃做好,勝過明天把計劃做完美。” ——匿名
“你的計劃沒做好,不會讓我的工作變糟糕。” ——匿名
“當機會遇上計劃,會變成好運氣。” ——發明家 托馬斯·愛迪生
“計劃只有馬上變成努力工作,才能算是好想法。” ——管理學大師 彼得·德魯克
“正確的準備,產生出眾的表現。” ——橄欖球四分衛 Charlie Batch
“你永遠無法根據過去規劃未來。” ——愛爾蘭政治家 埃德蒙·博克
“響應變化重于遵循計劃”,這是敏捷的核心價值觀之一,可是它有時會被人錯誤詮釋為敏捷項目中不需要規劃。然而,真實情況根本并非如此。在適應性敏捷項目中,規劃的次數要遠多于在預先規定好計劃的(predictive)【原注1】項目中做規劃的次數,因為我們要將必然會出現的諸多變化納入到考慮之中。適應性項目的特點是不確定性,主要存在于以下領域:
需求:所有的項目都需要清晰的目標和方向,然而,要達到這些目標需要實現很多具體需求細節,這些細節在一開始很難完全理解透徹,而且很容易在項目的生命周期中改變。
對問題域的理解:要知道我們的理解不可能完全正確,而且隨著我們深入了解問題域的現實,我們對于解決方案初的想法很可能會改變。
交付率:適應性項目其本質是創造性工作,而且團隊試圖在解決方案沒有完全想清楚之前開始解決問題,解決方案的產生需要發明和創意。人和人之間的差異導致彼此無法完全替換,而且各人的工作效率也不完全一樣。
適應性項目需要對應的適應性的方法,這樣一來,在項目的生命周期中,我們對于項目的理解不斷加深,產品也會逐步演變。敏捷項目中采取迭代和增量式的工作方法,能提供必要的反饋機制【原注2】,以此交付適應性項目。
盡管敏捷項目的本質是適應性,管理層還是希望了解“項目成本如何?需要多少時間?”這樣的要求合理而現實。要向項目中分配組織資源,要完成哪些工作也需要相關決策。這意味著我們要在某些層面上提供反饋,以回答項目開始時的一些問題,并定期提供相關信息,確保我們可以利用組織的投資交付好的價值。
要達到這個目標,我們需要在多個層面規劃。
以下是規劃會發生的兩個寬泛層面:
高層面的規劃,往往在團隊之外進行,而且與應該資助哪些行動方案相關——“做正確的工作”。
一旦某個項目通過了“我們應該做這個項目嗎?”這個問題,我們需要將重點放在“把工作做正確”之上。此時,需要在5個層面上做項目規劃。
做正確的工作
這里的流程主要是要選擇出投資哪些項目,可以看下面的幻燈片:
創新和問題
所有組織都需要一種鼓勵機制,鼓勵大家產生各種好主意、發現問題。在開始的主意和問題辨識階段,應該盡量不做過濾,組織的所有成員都可以指出某個未處于佳效率的工作環節,識別組織需要解決的問題(比如市場中的某些變化或是新頒布了某條組織必須遵守的法律),或是提出某種能夠完成的全新事物。
當很多主意提出之后,需要有一種粗略的過濾機制——想想這個想法是否值得深入考慮。很多時候,可以對這些主意進行成本-收益分析和可行性評估。有些主意會自動通過第一次過濾(比如:為了符合某條法規的變化,某個項目必須要完成),有些很快被拋棄了(成本不允許,或是與組織的戰略目標完全不符),有些還需要深入研討。
得到自動通過和值得深入研討的主意將會進入“項目組合規劃”流程。
項目組合規劃
“項目組合規劃”是監管層面的活動,其目的是要選出組織應該投入資源完成的項目組和項目。毫無疑問,希望完成的項目要多于能夠投入的項目,項目組合管理流程是要選出可以投入資源的項目。
判斷要完成哪些工作,應該依據組織的使命和目標:只有交付物符合組織高戰略層面要求的項目和工作,才能得到投資。項目組合規劃是基于風險-回報的活動,組織的風險管理策略有助于選擇投資哪些項目。
“項目組合規劃”應該在公司的職能層面的組織架構之上進行,以確保端到端的影響,并且選擇出來的工作的價值也得到分析。在這個組織架構層面之上,項目將會影響多個職能領域,還要避免發生“爭地盤”的情況,這一點很重要。這個層面上,任何重大的工作還會要求組織中多個職能領域提供資源(比如:全新客戶自服務系統的上線不僅僅是IT項目,是會有IT方面的工作,不過市場部要宣傳提倡大家使用自服務系統網站,服務部門要給知識引擎提供內容,等等)。