2.3范圍計劃編制
根據項目啟動信息,可以開始編制人力資源項目范圍計劃。項目范圍計劃包括范圍說明和范圍管理計劃。
●范圍說明:范圍說明是項目干系人對項目范圍達成的共識,并在以后作為項目決策基準的文檔,重要內容包括項目可交付成果和量化的項目目標。項目目標要盡可能量化,否則會增加項目風險。比如說,項目目標是“建立富有競爭力的薪酬體系”。富有競爭力是什么意思?有什么標準來衡量?這樣的目標增加了項目成功的風險。雖然人力資源項目相對工程類項目而言,要做到量化是比較困難的。但是很多人力資源項目失敗的例子證明,人力資源項目要盡可能量化,這也是人力資源項目管理的研究方向之一。
●范圍管理計劃:范圍管理計劃是評估項目范圍變更的可能性和頻率以及變更深度和制定范圍變更應對計劃的計劃。由于項目開始時,不可能萬事考慮周全,再加上隨著項目進展,項目特征會更加精確和具體。在各種因素的作用和影響下,項目范圍可能會發生變化。所以我們需要制定項目范圍管理計劃,提前做出預測,以便因時應變,保證項目的成功。
2.4范圍定義
范圍定義是指把可交付結果分解成更小更易于管理的單元。以便于提高對資源成本等估算的準確性,便于更好地控制和管理項目。范圍定義主要通過WBS進行。WBS是Work Breakdown Structure的縮寫,意思是工作分解結構。
比如,我們做一個項目,目的是建立企業培訓體系。我們可以把這個目標進行分解。可以分解成更小的可交付成果如建立培訓課程體系,建立培訓組織體系,建立講師體系這三個小的可交付成果。還可以繼續劃分,把項目目標分解的更小更具體,便于進行管理和控制。
在進行工作分解的過程中,進而可以根據新的發現對總的項目范圍進行調整。
2.5范圍核實
人力資源項目范圍核實是項目干系人正式接受項目范圍的過程。在經過前面的程序后,已經形成了比較正式的項目范圍計劃。現在需要將這個計劃提交個項目干系人。各項目干系人的角度不同,必然會產生分歧。項目經理需要通過談判在各項目干系人之間取的平衡。
比如在進行工作分析的時候,要分析到什么樣的程度?是否要根據分析結果調整組織結構還是只是編制工作說明書。各個項目干系人的看法是不一樣的。這需要項目經理組織談判,使項目干系人達成一致。對形成的共識,要形成文件分發。
2.6案例分析
天河管理顧問公司的張建軍近心里很煩。天河公司和本市的北方網絡公司簽定了一項協議,為北方公司建立一套全新的薪酬管理制度。雙方老板是大學時的同學,關系非常好。所以只是粗略地簽定了這項協議,也沒有舉行簽字儀式。
老板讓張建軍負責這個項目,同時分派了五個人協助他工作。北方公司分出一間房子作為張建軍他們的辦公室,項目開始進行了。
項目由于準備不夠,出現了一些問題。張建軍去找北方公司老板的時候,老板經常出差不在。去找該公司的其他人,這些人總是說自己不是負責這個項目的,推委著什么都解決不了。
項目團隊內部也出現了一些問題。團隊成員似乎對工作內容不清楚,有的成員認為一些工作應當由別人而不是自己來干,有的成員卻認為別人干涉了自己的工作了。而且團隊成員經常越過張建軍直接向老板匯報。
項目進展的并不順利,老板懷疑張建軍的能力不足,張建軍對此深感苦惱。
第三章 人力資源項目時間管理
人力資源項目時間管理涉及項目活動及其排序和工期估算。
3.1活動定義
活動定義是對為完成可交付結果進行的活動進行定義。活動定義涉及以下兩個方面:
●工作分解結構:這里所講的工作分解結構和前面所講的不一樣。前面是對項目可交付結果的分解,這里是對完成項目所需活動的分解。工作分解結構將作為活動清單編制的基礎。比如做一個工作分析項目,如何實現目標呢?把每一個步驟都清楚地寫下來:搜集企業的信息,組織工作分析小組,編制調查問卷,進行現場觀察,進行訪談等等。把一個完整的工作分析活動分解成若干小的活動單位,一個一個做,后積累成成功。
●活動清單:活動清單是對WBS的細化,包括了活動的具體描述,使項目團隊成員能夠了解活動的更具體信息。根據活動清單可以形成進度追蹤文件,便于項目執行中對進度加以管理和控制。
3.2活動排序
活動排序是確定項目活動之間的邏輯順序關系,并形成相關文件。正確地對活動排序是制定項目進度計劃的基礎。人力資源項目活動的排序,可以人工進行,因為相對比較簡單。一項活動在開另一項活動開始或結束始前必須開始或結束,這種活動稱為前置任務。一項活動在另一項活動開始或完成之后才能開始或完成,這種活動成為后續任務。任務間的這種關系稱為任務相關性。任務相關性會影響到工期和日程的排定。
我們在對活動進行排序的時候可以采用項目網絡圖的方法。項目網絡圖是項目所有活動及其邏輯關系的圖形表示。項目網絡圖可以手工繪制,也可以用電腦繪制。同工作分解一樣,繪制項目網絡圖的過程中,也會發現需要對某些活動進行進一步分解或定義,這需要對活動清單進行更新。
3.3活動歷時估算
活動歷時估算是根據項目活動和資源等相關信息估算每一項活動所耗費的時間,以此作為制定進度計劃的依據。活動歷時估算通常由項目團隊中熟悉活動特性、富有經驗的個人和團體進行。
完成任務所需的時間范圍稱為工期,工期應當用“加號”和“減號”表明可能變動范圍。估算工期需要在下面基礎上做出:
●項目約束
●項目風險預測
●歷史信息,包括項目檔案,歷史數據庫和項目團隊成員的知識。
●資源能力,如熟練工人比不熟練工人需要較少的時間。
●資源需求,如兩個工人比一個工人需要較少的時間。
3.4制定進度計劃
進度計劃決定項目的開始日期和結束日期。在Microsoft Project中,進度計劃主要用“甘特圖”來表示。
制定項目進度計劃主要依據是下面幾個方面:
●項目網絡圖
●活動歷時估算
●資源庫信息:什么資源在什么時候可以什么方法利用。
●基準日歷:制定項目進度所依據的日歷。
●風險管理計劃[page]