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報價階段預估項目時程與成本密技
作者:網絡轉載 發布時間:[ 2013/5/14 15:54:52 ] 推薦標簽:

真正的聰明人會采取第二種方法。只是要唬爛,還是得要有唬爛的技巧,以便在被老板質問時,可以找到一個適當的替死鬼。以下我會針對項目經理在估計的過程里,常用的流程進行細部的介紹。

民意調查

民意調查的重點,在于項目經理需要把所有的工作先區分出來。也是說,項目經理得要知道要完成一個項目,所有的工作項目應該是什幺。原則上如果連工作項目也不清楚,抄抄前人的智能也差不多了。
等到每個工作都區分出來了,接著是要幫每項工作找個替死鬼,要他們提供時程的預估。接著把民意調查的結果紀錄下來。這里需要特別注意的是,要確定每項工作都要少找到一個人愿意提供估計的數據。下面這個例子是一個不好的例子:

布魯斯:萊西,你認為這個案子的系統分析要花幾個月?
靈犬萊西:汪汪汪。
布魯斯記錄了,系統分析:三個月…
十個月后:
吉娜:布魯斯,為什幺你們預估系統分析要花三個月,可是光系統分析,花了十個月?這到底是誰估的?怎幺會差這幺多?
布魯斯:…(這個萊西,我要把你烤成肉干來吃…)這個嘛…
正確的做法是:
布魯斯:賽門,你認為這個案子的系統分析要花幾個月?
賽門:嗯…我想,少要三個月…五個月好了。
布魯斯記錄了,系統分析:六個月…
三天后:
吉娜:為什幺你們預估系統分析要花六個月,怎幺會要這幺多的時間?
布魯斯:這個是賽門估計出來的,為了怕出現什幺狀況,我再加上一些buffer。如果你覺得不妥,你要不要跟賽門談談…
十個月后:
吉娜:為什幺你們預估系統分析要花六個月,后卻花了十個月現在還看不到一個影?
布魯斯:這個是賽門估計出來的,他一開始預估五個月,我還已經加了一個月的buffer,可是現在看起來,還是不夠,當然,這不是賽門不努力,也不是我們沒有好好掌握,實在是一開始太樂觀了…
吉娜:賽門,你這個數字到底是怎幺估出來的?…

透過民意調查法,一方面可以讓項目成員享受參與項目的樂趣。如果工作順利完成,這當然是你領導有方才可以順利達成任務;如果工作延遲了,少你還有一個替死鬼可以推卸責任。當然,這個替死鬼再預估時間時,多半也是自由心證抓出來的。

加權計算

民意調查完了以后,其實有兩個動作要做,第一個是加權計算。
所有的預估都會有誤差,根據科學的統計,誤差的大小,跟你一輩子會踩到多少次狗屎成反比。原則上狗屎運越好的人,誤差越小。只是這些誤差,是隨機地分布在不同項目之中。

也是因為這個原因,讓項目的估計非常的不準確。這也是我們為什幺要加權計算的原因。因為事情總是有出乎意料的可能,所以通常我們會為每個工作項目,預估一定的buffer。再加上我們對于項目成員的了解,會加上一定的權重,例如:Steven所估出來的時間,需要乘以2倍;Andy所估出來的時間,需要乘以3倍;Joyce所估出來的時間,則是要乘以0.8倍…
除此之外,我們通常會針對技術上的難度,以及各種風險系數,定出一定的權重,再加上使用者可能變更的項目,再乘以一個權重。
這個方法的重點,在于所有的權數是你自由心證,隨便高興自行判斷出來的。也是說全部都是依據你個人的經驗,以及上天賜予的靈感,加上奇怪的政策規定形成的公式所計算出來的。

在經過項目成員自由心證的預估,再乘上一個自由心證的權重之后,通常這時候你會得到一個被放大許多倍的時程。這是為什幺通常我們會需要討價還價的原因。不過在進一步探討市場買賣的喊價法之前,我們應該先看看綜合現在這兩種方法的變形:超人估計法。

超人估計法

原則上這個方法是綜合了民意調查法與加權計算的特性。民主的中,凡是有投票權的人,都覺得他參與了改變世界的過程。使用民意調查法,可以讓被問到的人有參與感。問題是公司通常不是一個民主的世界,從老板通常不是透過選舉選出來的知道了。老板通常會有特別信賴的人,跟政府首長特別喜歡征詢專家學者的意見一樣,這些人通常是老板下決定時的信息來源。這些人通常具有超人一等的能力,可以用超光速繞著地球飛行,由于頭發無法承受這幺高速飛行摩擦,所以頭通常會變得禿禿的。我們可以簡單地將這些人歸類為『超人』。

對于超人來說,估計時程這個問題,可以從他們超凡的X光眼睛中,洞察宇宙的奧秘,所以可以預知未來。(不要問我X光跟預測未來有什幺關系。)只是項目經理通常會由于經驗的驅使,將超人與平凡人的能力差異列入考量。這時候的爭論,通常在于超人的力氣到底等于幾個凡夫俗子加起來的結果。

超人:因為我是超人,我會使用光速飛行,所以我想這個項目,如果我來做應該只要三個月可以做完了。
布魯斯:超人,這是因為你的力氣太大了,所以我覺得你不可以用你的標準來看這個平凡的世界。我想我們少應該要乘以四倍,我會預估十二個月才可以完工。
吉娜:布魯斯,你還是高估了一般凡人的能力,我覺得乘以五倍差不多。
這時候的問題,通常在于到底一個超人等于多少個凡人這樣無用的爭論上。實際上,超人通常只是提出一個根本不可能的下限,讓大家自己往上加碼。此外,通常因為超人忙著拯救世界,所以通常不會有空來參與這個項目的開發。所以項目還是會如預期地delay。

討價還價

所有預估的時程,都會需要經歷這個過程。典型的例子如下:
布魯斯:系統分析需要六個月?
吉娜:可是客戶要在十個月內上線啊,六個月的系統分析根本不可能。布魯斯,為什幺你們預估系統分析要花六個月,怎幺會要這幺多的時間?
布魯斯:這是賽門估出來的啊,我不可能不保留一點buffer?
吉娜:我多給你半個人,我請史壯花百分之五十的時間幫忙你,四個月內做完。
布魯斯:不可能,少需要五個月。
吉娜:我請史壯這段時間全力幫忙你,可是你要確定把他的時間盯好。不要讓他去忙其它的事情。現在你有兩個全職的人了,我想這樣應該可以在三個月內做完。
布魯斯:還是不可能,史壯這幺忙,我不相信他可以full time support。為了保險,我覺得少還是需要四個半月。
吉娜:你要給他們壓力啊,一定要把他們的生產力都擠出來。無論如何,一定要在四個月內完成。
布魯斯:好吧。我試試看。
這種事情做多了,其實也明白了。通常在一開始預估schedule時,會先保留一部份的buffer,等著讓老板來砍。這種討價還價的行為一旦形成習慣,會變得是每次估計時程,都要上演的戲碼。其實跟臺灣人在夜市買賣東西差不多。

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