五、 如何建立高效運行的PMO
針對目前國內企業PMO存在的問題，如何進行規避，并建立自己高效運行的PMO呢?下面將從PMO類型的選擇、PMO職責的確定、PMO價值的實現、PMO自身的提升四個方面進行論述。
(一)選擇合適的PMO類型
在選擇PMO的組織模式時，我們通常會選擇從第一種模式(保證型PMO)作為起點，當發展到一定程度時再進行改進，擴展其職能，升級PMO的組織模式，如果組織的決策層對于項目管理的重視程度非常高，給予PMO的權限也足夠，也可以直接采用第三種模式(戰略型PMO)。選擇合適類型的PMO對于組織級項目管理執行力與推動力的提升，項目管理職責與目標的實現具有重要的作用。
(二)正確定位PMO的職責
很多PMO失敗的原因在于沒有很好的定位PMO的職責，過多的從事一些行政及輔助性的工作，缺少總結與知識積累。結合國內外PMO的經驗與佳實踐，成功PMO的職責應包括五個中心：即服務支持中心、學習成長中心、知識管理中心、管理控制中心、決策支持中心。項目管理者聯盟文章
1、 服務支持中心
對項目提供業務及管理領域咨詢支持;協助項目經理完成項目計劃、項目監控、里程碑評審等工作。
2、 學習成長中心
制定項目經理能力模型;開發和引進項目管理課程;針對不同人員組織相關培訓、學習等能力提升項目;制定項目經理崗位序列的評估和晉升。
3、 知識管理中心
制定項目管理流程和規范;建立知識管理平臺和系統;總結項目管理的佳實踐。
4、 管理控制中心
依據項目要求選擇任命項目經理;為啟動的項目調配資源動態規劃;項目計劃的審核和審批形成執行基準;對項目進行跟蹤、分析和控制;組織項目的收尾，對項目和項目經理做出評價與績效分配。
5、 決策支持中心
制定項目選擇標準，組織項目初選、終選;對項目定期分析、評估，為決策者提供決策支持。
成功的PMO應該在項目經理和決策層之間，站在中立者的角度，客觀地來審視項目;復制成功和沉淀成功經驗、總結佳實踐;對于項目團隊提供成功經驗和失敗教訓，預見性地去發現一些項目管理中的問題，來指導項目經理成功地完成項目。PMO應成為各部門協調與潤滑的重要部門，改變各自為政，缺少信息溝通與數據共享的局面，應成為信息交匯中心與數據分析中心。
(三)不斷提升PMO的價值
在很多企業，研發人員及項目經理常常對PMO有反感情緒，認為其不熟悉業務流程與技術、經常要求項目經理和研發人員提交形式化的材料，只審批和監控，不能為項目提供良好的服務。公司領導層也認為PMO人員做事務性工作，只是消耗成本的管理部門，不能創造效益。一方面與研發人員觀念有關，同時很重要的是PMO人員沒有樹立良好的服務意識，提供自己的產品，實現PMO的價值。
筆者認為，PMO如果樹立在管理中樹立服務意識，明確自己提供的產品與服務，通過建立組織級項目管理體系，可為企業的發展創造較大的無形價值與效益。
1、 引進標準與制度落地
PMO可吸取和引進國內外先進的管理理念與標準，如吸收IPD、CMMI、ISO9001、全面預算管理、全面質量管理、六西格瑪、平衡記分卡等國內外先進的管理理念(建議以其中一個體系為框架，其他體系為補充)，通過與行業背景及公司實際特點結合，建立統一的標準、流程、規范、模版，使得標準實地化，融入到公司的日常管理流程中，并由PMO的過程改進人員針對流程與制度運行情況，持續改進模板與流程，使得企業的項目管理成熟度不斷提升。
2、 建立項目管理信息系統
隨著企業內并行項目的增多，項目信息流數據的加大，對于項目信息統計分析、工時統計、過程管理等提出了較高的要求。尤其是多人異地開發同一項目時，急需一套分布式的項目管理信息系統進行任務的統一分發、完成情況的反饋，將信息流、資金流以項目為單位統一匯總、多項目數據分析等。目前微軟EPM、視銳達等項目管理軟件已經在部分中小型IT企業中發揮一定的作用，為企業級項目管理信息系統的建設提供了良好的信息平臺。
同時PMO還應引進軟件工程工具，提升研發效率，如需求管理系統、配置管理系統、缺陷跟蹤系統、構件庫管理系統等，目前IBM的Rational、北大青鳥已在軟件工程工具的提供方面有一定的優勢，工欲善其事，必先利其器，軟件工程工具的使用將對研發效率的提升、研發管理水平的提升起到重要的作用。
3、 建立合理的項目預算與考核激勵機制項目管
PMO應結合項目特點，與財務部門統一預算與結算口徑，建立項目—部門—公司三級預算管理體系，實行全過程、全部門、全員的全面預算與成本管理(在績效考核中應區分可變成本與固定成本)。將進度、成本、質量(過程質量、產品質量)、技術積累與貢獻(構件、專利、著作權)、客戶滿意度等方面作為項目考核與評價的依據，以合同或利潤一定百分比作為項目獎金，通過綜合打分，將項目執行情況與項目終考核結果直接掛鉤。項目經理對項目成員綜合評價，有利于鼓舞士氣，提高員工的團隊意識和項目成功率(對于工期較長2年以上項目可按照里程碑半年或一年頒發一次)。
4、 項目資源協調與管理
由于PMO獨立于各職能部門，可以進行跨部門的資源協調與配置，因此在人員、研發資產、設備、資金等方面，PMO可根據項目的優先級及資源的可用性進行綜合調配，以實現組織的整體目標。在資源管理方面，PMO尤其要注意與人力資源部門共同配合，建立公司的項目人才資源庫，對員工技術背景、技術等級、工作年限、項目經驗等內容在每個項目結束資源釋放后及時更新，便于項目團隊成立時合格人員的篩選與公司項目人力資源庫的維護與發展。
5、 建立項目管理知識庫
PMO可通過對已有項目得經驗教訓、歷史數據進行總結，建立常用的風險數據庫、估算模版、WBS模版、成本比例，便于成功經驗的復用與項目總體的控制。為了使項目管理制度與知識沉淀固化，PMO可編制《項目管理手冊》、《項目經理手冊》、《項目經驗教訓案例庫》，減短項目經理及項目組成員進入新項目的適應期。項目收尾是巨大的知識金礦，可通過與項目結項考核掛鉤，激勵項目團隊成員，提煉項目中的精華進行知識共享與管理，如經驗教訓總結、構件提取、著作權申請、專利申報等。
6、 建設項目經理梯隊
開發和定制項目管理課程，為項目經理提供培訓培訓宣貫是破除阻力，使得公司有共同的項目管理語言與思想，是組織級項目管理落地與執行好的方法。PMO可通過開發系列項目管理課程，為公司儲備項目管理人才，還可以配合人力資源部建立項目經理能力素質模型與任職資格、建立項目經理職業發展路徑(助理級、中級、高級項目經理)。通過內部競標制等方式，選拔與任命項目經理，在企業內給項目經理以寬松和良好的發展空間。
7、 項目管理文化建設
PMO可通過項目管理理念的宣貫逐步把公司各類活動納入項目管理體系，如研發類、系統集成、技術研究、售前、臨時型的(如資質申請、企業文化建設、信息化建設)等等，使得每一項活動獨立核算，按照項目管理的方法高效率的執行。
PMO還可以通過《項目管理月報》、項目管理網站、組織相關問題大討論或征文、訂閱項目管理相關報刊書籍、組織項目管理經驗交流會、組織參加對外交流等活動，掀起企業內部學習和使用項目管理、交流和分享項目管理的高潮。
8、 數據分析與決策支持
PMO是各項目及各職能部門信息匯集的中心，如何利用并分析好這些數據，并從數據中發現問題并提出解決辦法，是PMO作為決策支持的重要職責。因此可通過工時統計與分析、項目經濟效益分析、項目經濟可行性分析、項目開發效率分析、項目進度、項目利潤率、項目投資回報率、成本偏差分析(掙值分析)等方面多角度數據分析，得出問題的原因，進行及時預警，指導今后項目的執行與公司領導的決策。
